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अपने कर्मचारियों से व्यक्तिगत रूप से मिलना

Kate Zabriskie

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नियमित रूप से निर्धारित एक पर एक की बातचीत संचार की शुरूआत कर सकती है।

मेरे कार्यालय में हम केवल दो ही हैं। मुझे एक औपचारिक बैठक के लिए क्यों परेशान होना चाहिए? हम एक दूसरे के पास ही बैठते हैं।

मैंने अपने स्टाफ सदस्यों से व्यक्तिगत रूप से मिलने की कोशिश की, लेकिन उनके पास बात करने के लिए कुछ भी नहीं था। इसके अलावा, हम सभी वयस्क हैं। हम जानते हैं कि हम काम पर क्या करने वाले हैं।

कई प्रबंधकों के लिए यह आसान होता है कि वे उन कारणों की एक लंबी सूची संकलित करें कि वे उन लोगों से नहीं मिल पाते जिनका वे पर्यवेक्षण करते हैं। लेकिन कारणों की मात्रा एक प्रत्यक्ष रिपोर्ट के साथ नियमित रूप से निर्धारित tête-à-tête के मूल्य और महत्व को कम नहीं करती है।

लाभ

दृश्यमान सराहना: समय मुद्रा है। प्रबंधक जो अपने लोगों के लिए समय निकालते हैं और तैयार होते हैं जब वे मिलते हैं, तो वे अपनी प्रत्यक्ष रिपोर्टों को महत्व देते हैं।

बेहतर सोच: नियमित रूप से आमने-सामने बैठक प्रबंधकों और कर्मचारियों को औचकता और तत्कालिकता से दूर रहने और काम, लक्ष्यों और विकास के अवसरों के बारे में अधिक समग्र और रणनीतिक रूप से सोचने के लिए जगह देती है।

मजबूत परिणाम: जब लोगों को अपनी प्रगति के बारे में रिपोर्ट करने का अवसर या आवश्यकता होती है, तो जवाबदेही में सुधार होता है।

आदर्श बैठक

पहला कदम इन बैठकों को इस तरह से निष्पादित करना है जो प्रबंधक और कर्मचारी के लिए काम करता है। अच्छी आमने-सामने की बैठकें सभी में फिट एक आकार गतिविधियाँ नहीं होती हैं। जिसके अनुसार, कुछ दिशानिर्देश हैं जो इस प्रकार की बैठक को सफल बना सकते हैं।

एक शेड्यूल चुनें और उससे चिपके रहें। कुछ और अचानक सामने आने के कारण आमने-सामने को कैलेंडर से नियमित रूप से गायब नहीं होना चाहिए।

एक आवृत्ति चुनें जो सार्थक हो। कुछ लोगों के लिए, महीने में एक बार मिलना काफी हो सकता है। अन्य के लिए, साप्ताहिक रूप मिलना अधिक उपयुक्त हो सकता है। हर रिश्ता अलग होता है।

इसके अलावा, हालात विकसित होते रहते हैं। संगठन के अंदर और बाहर क्या हो रहा है, इस पर निर्भर करते हुए, एक कर्मचारी की जरूरतों में भारी बदलाव हो सकता है। बैठक आवृत्ति की समय-समय पर समीक्षा की जानी चाहिए। यदि बैठकों की दर सही है, तो प्रबंधकों और कर्मचारियों को किसी कारण के बिना खुद को नियमित रूप से मिलते हुए नहीं पाना चाहिए।

एक लिखित एजेंडा का पालन करें। अच्छी तरह से चलने वाली आमने-सामने बैठक लड़ने-झगड़ने के लिए नहीं होती हैं। वे उसी तरह एक एजेंडे का पालन करती हैं जैसे कोई अन्य अच्छी बैठक करती है। एक आमने-सामने बैठक के एजेंडे में वर्तमान परियोजनाएं, वार्षिक विकास लक्ष्यों में प्रगति, वर्तमान चुनौतियां और इसके जैसे विषय शामिल हो सकते हैं।

कर्मचारियों को एजेंडा को प्रबंधित और उसका दस्तावेज बनाने में लगा कर उन्हें ड्राइवर की सीट पर रखें। एक प्रबंधक के रूप में, आप प्रारंभिक एजेंडा प्रारूप बना सकते हैं। लेकिन एक बार जब आप कर लेते हैं, तो आपके कर्मचारियों को अपनी आमने-सामने बैठकों से जुड़े दस्तावेजों का स्वामित्व लेना चाहिए।

समय-समय पर मूल्यांकन करें। किसी भी अन्य चीज़ की तरह, आमने-सामने की बैठकें भी बासी हो सकती हैं। समय-समय पर प्रारूप और आवृत्ति को देखना महत्वपूर्ण होता है और क्या काम कर रहा है और क्या नहीं, इसके बारे में प्रतिक्रिया दें।

यदि आपकी आमने-सामने बैठकें आयोजित करने की आदत ख़त्म हो गइ है या यदि आप उन सभी से नहीं मिल रहे हैं जिनसे मिल सकते है, तो अब एक बार फिर सोचने का समय है। आखिरकार, क्या आप वास्तव में नहीं को बर्दाश्त कर सकते हैं?

कार्य आरंभ करने से पहले समस्या निवारण बैठकें

आमने-सामने बैठकें शायद ही कभी मौजूद नहीं या निष्क्रिय से रातों-रात उपयुक्त बना सकती हैं। उस कारण से, प्रबंधकों को विभिन्न प्रकार की बाधाओं को दूर करने के लिए तैयार रहना चाहिए।

बाधा 1: कर्मचारी नई बैठक पर सवाल उठाते हैं।

समाधान: आश्चर्य कारक कम करें।

यदि किसी प्रबंधक ने कभी भी आमने-सामने बैठकें नहीं की हैं, तो यह बैठक कर्मचारियों के लिए एक आश्चर्य हो सकती है। अनिश्चितता या भ्रम की भावनाओं से बचने के लिए, कैलेंडर लोड करने से पहले इस अवधारणा पर चर्चा करें। "इस साल, मैं व्यक्तिगत विकास पर अधिक ध्यान केंद्रित करना चाहता हूं। अगले दो सप्ताह के भीतर, कृपया अपने कैलेंडर पर मुझसे एक मीटिंग अनुरोध प्राप्त होने की अपेक्षा करें। मेरा मानना है कि हम सभी को लाभ होगा अगर मैं नियमित रूप से निर्धारित अंतराल पर आप में से प्रत्येक के साथ समय बिताता हूं। हम कितनी बार मिलते हैं यह आपकी प्रत्येक ज़रूरत और हम एक साथ मिलकर जो तय करेंगे उसपर निर्भर करेगा।”

बाधा 2: एक कर्मचारी बैठक का प्रभार नहीं लेता है।

समाधान: उन्हें तरीका बताएं।

बातचीत का प्रवाह बनाने की दिशा में एक अच्छा एजेंडा एक लंबा रास्ता तय कर सकता है। यद्यपि एजेंडा रखने की अंतिम जिम्मेदारी कर्मचारियों की होनी चाहिए, लेकिन इसमें समय लग सकता है। शुरुआत में, वे जो देखना चाहते हैं उसका माडल प्रबंधकों को बनाना होगा। “हमारी पहली कुछ बैठकों के लिए, एजेंडा मैं तैयार करूंगा। एक बार जब हमें हमारा प्रवाह मिल जाता है, तो मेरी योजना इसकी जिम्मेदारी आप को देने की है। इसका मतलब है कि आप इसे मीटिंग्स के बीच जोड़ेंगे और जब हम मिलेंगे तो आपके और मेरे लिए एक-एक प्रति लाएँगे।”

बाधा 3: एक कर्मचारी प्रश्नों के छोटे या सामान्य उत्तर देता है।

समाधान: विशिष्ट प्राप्त करें।

एक प्रबंधक के प्रश्न जितने अधिक केंद्रित होते हैं, बातचीत उतनी ही बेहतर होती है। उदाहरण के लिए, यह पूछने की बजाय, "आप किस पर काम कर रहे हैं?" एक प्रबंधक पूछ सकता है, "मुझे उस परियोजना के बारे में बताएं जो अभी सबसे अच्छा चल रहा है और वह अच्छा क्यों है।”

बाधा 4: एक कर्मचारीअनुत्तरदायी लगता है।

समाधान: चुप्पी का लाभ।

जब प्रबंधकों को तत्काल प्रतिक्रिया नहीं मिलती है, तो वे कभी-कभी चुप्पी को गैर-जवाबदेही मानने की गलती करते हैं। प्रबंधकों के लिए यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि वे प्रश्नों को पहले से ही जानते हैं। कर्मचारी, हालांकि, पहली बार उन्हें सुन रहा होता है और जो कुछ पूछा जा रहा है उसे पचाने और उसके बारे में सोचने के लिए उसे कुछ समय की आवश्यकता हो सकती है। उन सवालों को जिनका तत्काल उत्तर नहीं मिलता है दुबारा पूछने की बजाय, प्रबंधकों को कमरे में चुप बैठने की सुविधा के साथ सहज होने की आवश्यकता है।

केट ज़ाब्रिस्की बिजनेस ट्रेनिंग वर्क्स इंक के अध्यक्ष हैं। वह और उसकी टीम व्यवसायों को उनके किए वादे के स्तर तक ग्राहक सेवा रणनीतियों को स्थापित करने और अपने लोगों को प्रशिक्षित करने में मदद करती है।

संपर्क: केट ज़ाब्रिसकी businesstrainingworks.com

 

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