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Dale tu toque personal a los mensajes automáticos cuando estás fuera de la oficina

Matt Pais

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Cómo crear respuestas de correo electrónico que sean únicas cuando estás de vacaciones.

Al salir de vacaciones, la mayoría de la gente solo prepara un mensaje genérico de fuera de la oficina, algo más o menos como: “Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina hasta el día ___ y le daré respuesta en cuanto regrese”.

Por otro lado, esto es lo que Alessandro M. Forte, Dip PFS, CSP, amiembro MDRT desde hace 20 años de Londres, Inglaterra, compartió durante unas recientes vacaciones:

“Gracias por su correo electrónico.

“En este momento me encuentro de vacaciones fuera de la oficina y ya sé que se supone que diga que tendré acceso limitado a mis correos y que no podré darle una respuesta hasta mi regreso, pero eso no es cierto. No me alejaré de mi iPhone y puedo responder mensajes si es necesario. Acepto el hecho de que probablemente tenga que interrumpir mis vacaciones periódicamente para tratar temas urgentes.

“Habiendo dicho eso, le prometí a mi ‘media naranja’ que trataré de desconectarme, salir y disfrutar de nuestras vacaciones tanto como sea posible y, la verdad… ¡le tengo pavor a mi media naranja!

“Si su correo es realmente urgente y necesita una respuesta mientras estoy de vacaciones, por favor póngase en contacto con mi asistente. De lo contrario, le responderé a mi regreso cuando me sienta ¡descansado, renovado y con más energía!”

Éxito instantáneo

A Forte se le ocurrió esta idea después de darse cuenta de lo remilgados y aburridos que se han vuelto los mensajes de fuera de la oficina, lo que lo inspiró a crear algo mejor. Durante sus primeros cinco días lejos de la oficina, recibió 23 respuestas a su nuevo mensaje, todas ellas positivas.

“Un abogado, al que hemos estado buscando para designar como mediador, respondió lo siguiente: ‘jajaja. ¡Es el mejor mensaje de fuera de la oficina que he visto!’” Dijo Forte. “Veinticuatro horas después nos mandó un cliente nuevo”.

Agregó que la gente se da cuenta de las cosas que son diferentes y valora cómo su nuevo enfoque para el mensaje de fuera de la oficina tiene un toque humano, gracioso y honesto. Inconscientemente, esto le hace sentir a la gente que Forte y su negocio son confiables.

Mantener el equilibrio

Aunque sabe que resulta difícil desconectarse cuando se es dueño de su propio negocio, Forte destina una hora todos los días para revisar sus correos y responder únicamente los más urgentes. Esto le permite tener el equilibrio necesario entre el tiempo que pasa con su familia y los clientes saben que se está tomando un descanso.

“Siempre y cuando cuentes con alguien que pueda hacerse cargo de las cosas mientras tú no estás, casi todo puede manejarse con facilidad”, dijo Forte. “La mayoría de las veces cuando le preguntas a los clientes con un tema ‘urgente’, ‘¿Esto puede esperar hasta que regrese?’ nueve de cada diez veces la respuesta es afirmativa”.

Contacto: Alessandro Forte sandro@forte-financial.co.uk

 

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