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직원 회의의 발전 가능성

Kate Zabriskie

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효과적인 직원 회의를 위한 방법

직원들 바로 옆에 앉아 있으니 직원 회의를 할 필요가 없습니다.

예전에는 직원 회의를 하는 데 익숙했지만 이제는 하지 않습니다. 아무도 이야기할 게 없었기 때문입니다.

회의는 충분합니다. 더 이상 회의는 필요 없습니다.

여러 가지 이유로 많은 관리자가 정기적인 직원 회의를 갖지 않습니다. 게다가 회의를 자주 하는 사람들은 회의를 통해 얻을 수 있는 장점을 최대한 활용하지 못합니다. 이는 너무나도 안타까운 일입니다. 효과적인 직원 회의를 활용하면 팀에 집중하고, 직원들의 사기를 높이며 단기적인 상호작용으로는 이룰 수 없는 방식으로 직원들의 참여를 독려할 수 있습니다.

그렇다면 직원 회의에 대한 지지부진하거나 지루한 접근법을 효과가 좋은 관리 도구로 바꿀 방법은 무엇일까요?

1단계: 조직의 목표와 일일 업무를 연결시킨다

직원 회의는 정보를 전달하는 역할 외에도 팀의 일일 업무를 조직의 목표와 연결시킬 수 있는 좋은 기회입니다. 직원들이 자신의 업무와 회사의 전반적인 목표가 얼마나 일치하는지 알고 있다고 생각한다면 오산입니다.

실제로 팀원에게 조직의 목표나 부서의 목표가 무엇인지 물으면 사무실에 있는 사람 수만큼 다양한 답변을 얻을 수 있습니다. (심지어 여러분은 직원 회의에서 할 말이 없다고 생각했었을 것입니다. 목표에 대한 논의는 해 볼 만한 일입니다.)

목표란 지금 하는 일에 대한 이유입니다. 사람들의 업무가 어떻게 더 큰 목표를 위해서 진행되고 있는지를 설명하면서 업무와 목표를 연결할 수 있습니다. 직원들은 보통 조직의 대표들이 직원들이 맡은 업무의 중요성에 대해 이야기할 때 업무를 더 즐깁니다. 또한 목표와 목표를 지원하는 활동 유형에 대해 자주 들었을 때 더 나은 선택을 하는 경향이 있습니다.

2단계: 관련 지표를 강조한다

업무와 목표를 연결시키는 것은 보통 팀이 입증되지 않은 분석 정보에 중점을 둘 때 가장 효과적입니다. 현재 통계를 확인하고 있지 않다면 지금부터 확인해 보는 게 좋습니다. 추적할 요소는 여러분의 비즈니스에 따라 달라집니다. 단, 무엇을 선택하든 더 큰 목표를 확인할 수 있도록 명확해야 합니다.

3단계: 공식을 따르고 모두에게 책임을 부여한다

성공적인 직원 회의는 일반적으로 주간 지표를 살피거나, 상사로부터 받은 정보를 공유하거나, 성과를 강조하거나, 팀 구성 활동에 참여하는 등의 패턴을 따릅니다. 회의를 진행하는 공식을 만들어 지키면 관리자는 직원들이 무엇을 기대하는지 알 수 있습니다.

직원들은 회의에 참여하면서 회의 진행 방식에 대해 배울 수 있습니다. 따라서 회의의 패턴을 알게 되면 많은 사람들이 회의를 진행할 수 있습니다. 그러면 관리자는 여러 사람들에게 회의에 대한 책임을 순환시킬 자연스러운 기회를 갖게 됩니다. 관리자는 위임을 통해 자신의 시간을 여유롭게 활용하고 직원들에게는 역량을 개발할 수 있는 기회를 줄 수 있습니다.

4단계: 성공을 축하한다

많은 조직에 공로를 인정하는 문화가 조성되어 있지 않습니다. 직원 회의는 관리자와 직원들에게 정기적으로 감사를 표현하는 법을 연습할 수 있는 기회를 제공합니다.

“어제 늦은 시간까지 일해 준 톰에게 고맙습니다. 덕분에 학부모 상담에 참석할 수 있었습니다.”

“메리언의 PPT 발표 자료는 훌륭했습니다. 멋진 슬라이드를 준비해 주셔서 컨퍼런스에서 잘 발표했습니다. 고맙습니다. 사진들도 다른 발표자가 사용한 그림보다 훨씬 돋보였습니다. 메리언의 자료 덕분에 회사 이미지가 정말 좋아졌습니다.”

꾸준하고 진실되게 감사의 마음을 전하면 참여를 높일 수 있습니다. 여기에서 중요한 점은 ‘진실되게’ 입니다. 대부분의 사람들은 거짓으로 칭찬할 때, 이를 파악하는 능력이 뛰어납니다. 진정한 칭찬은 구체적입니다.

또한 제대로 된 칭찬은 행동과 성과를 연계시킵니다. 사람들은 자신들의 행동이 어떤 식으로 결과를 이끌어냈는지를 이해할 때 칭찬을 더 인정합니다. 직원 회의에서 칭찬하는 시간을 가지면 일상적으로 노력을 인정하는 시간을 가질 수 있습니다.

5단계: 교훈과 지속적인 개선에 집중한다

배운 교훈을 공유할 기회가 있는 직원 회의는 지속적으로 개선될 수 있습니다. 처음에는 모두 단점 공유를 꺼릴 수 있습니다. 하지만 4단계 다음에 이 단계를 진행하면 커뮤니케이션을 더 개선하고 팀과의 신뢰감을 높이기 시작할 것입니다. 그 과정을 모델로 삼는 데서 시작해도 좋습니다.

“이번 주에 제가 깨달은 것을 여러분과 공유하고 싶습니다. 한 고객과 통화를 했는데, 더 좋은 성과를 얻을 수도 있었을 것 같습니다. 어떤 일이 있었는지에 대해 이야기하고 앞으로 비슷한 사례를 어떻게 다루면 좋을지에 대해 몇 가지 논의하겠습니다.”

이런 연습을 많이 할수록 더 많은 경험을 할 수 있습니다.

6단계: 일정을 세우고 준수한다

거의 모든 사람이 위의 다섯 단계는 언제든지 따를 수 있지만 직원 회의를 최대한 활용하는 사람들은 이러한 회의를 지속적으로 실시합니다. 이들은 회의 일정을 게시하고, 이 일정을 준수합니다.

이런 사람들은 때때로 회의 시간을 줄이거나 다시 일정을 세우기도 합니다. 하지만 팀을 한데 모을 기회를 우선순위의 가장 아래에 두지는 않습니다.

효과적인 직원 회의는 적은 가치를 창출하는 의무적인 활동이 아닙니다. 직원 회의를 최대한 활용하는 데 익숙해지면 역동적인 관리 도구로 사용할 수 있습니다. 이제 여러분의 회의는 어떻게 하시겠습니까?

Business Training Works Inc.의 회장 케이트 자브리스키(Kate Zabriskie)는 비즈니스의 고객 서비스 전략 설정을 돕고 사람들이 약속을 지킬 수 있도록 교육하고 있습니다.

연락처: 케이트 자브리스키 (Kate Zabriskie) businesstrainingworks.com

 

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