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부재중 자동 회신 메일에 개성을 표현하기

Matt Pais

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휴가 중 사용할 수 있는 부재중 자동 회신 메일을 개성 있게 작성하는 법

휴 가를 떠날 때 대부분의 사람들은 다음과 같은 일반적인 부재중 자동 회신 메일을 준비합니다. “연락해 주셔서 감사합니다. 저는 __까지 자리를 비울 예정이며, 돌아오는 대로 회신을 드리겠습니다.”

하지만 영국 런던의 20년 차 MDRT 회원 알레산드로 M. 포르테(Alessandro M. Forte, Dip PFS, CSP)는 최근 휴가 동안에 다음과 같은 내용으로 회신했습니다.

“이메일을 보내 주셔서 감사합니다.

저는 현재 휴가 중이어서 메일 확인이 어려우며 복귀할 때까지 회신을 못할 수도 있습니다. 사실 저는 휴대폰을 가지고 갈 것이며 필요한 경우에는 회신해 드릴 수 있습니다. 긴급한 사안을 처리하려면 제 휴가쯤이야 자주 방해 받아도 괜찮습니다. 다만, ‘아내’에게 일과 관련된 전화를 받지 않을 것이며 가능한 한 함께 휴가를 즐기겠다고 약속을 했습니다. 솔직히 말씀 드리자면… 아내가 무섭습니다!”

“정말 긴급한 일이나 휴가 중인 제게서 회신을 받으셔야 한다면 제 비서에게 이메일을 보내 주십시오. 그렇지 않다면 제가 휴식을 취하고, 기분 전환을 하고, 재충전을 하여 돌아간 후 회신해 드리겠습니다!”

즉각적인 성공

포르테는 부재중 자동 회신 메일이 얼마나 딱딱하고 지루한지를 깨닫고 더 나은 방법을 찾아보다가 이 아이디어를 떠올렸습니다. 회사를 비운 첫 5일 동안 그는 새로 작성한 부재중 메시지에 대해 23건의 회신을 받았고, 반응은 모두 긍정적이었습니다.

“고객을 소개하려고 일정을 잡으려던 한 변호사는 ‘재미있네요. 제가 본 부재중 자동 회신 메일 중에서 최고입니다!’라고 메시지를 보냈고 24시간 후에 신규 고객을 만나도록 해 주었습니다.”

포르테는 사람들은 색다른 방식에 주의를 집중한다고 설명하며 수신자들이 자신의 자동 회신 메일을 인간적이고 유쾌하며 진실된 표현 방식으로 인정한다고 덧붙였습니다. 뿐만 아니라 사람들은 이를 통해 무의식적으로 포르테와 그의 회사가 신뢰할 만하다는 생각도 하게 됩니다.

균형 유지하기

포르테도 사업을 하면서 연락을 차단하는 것이 쉽지 않다는 것을 알고 있습니다. 그는 하루에 한 시간 동안만 이메일을 살펴보고 가장 긴급한 사안에만 회신을 합니다. 이렇게 하면 균형을 유지하여 가족과 시간을 보낼 수 있고 고객은 그가 휴식 중이라는 걸 알 수 있습니다.

“부재중일 때 대신 일을 처리해 줄 수 있는 사람이 있다면 대부분의 일은 쉽게 처리할 수 있습니다. 급한 용건이 있는 고객에게는 ‘복귀할 때까지 며칠만 기다려 주실 수 있을까요?’라고 물으면 10명 중 9명은 괜찮다고 답합니다.”

연락처: 알레산드로 포르테 (Alessandro Forte) sandro@forte-financial.co.uk

 

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