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意外と知られていないスタッフ・ミーティングの活用法

Kate Zabriskie

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効率アップのヒント

スタッフはすぐ隣に座っているので、スタッフ・ミーティングは必要ありません。

以前はやっていましたが止めました。特に発言すべきことが無いのです。

すでに会議は十分やっています。今更増やす必要はありません。

実に多くの理由から定期的なスタッフ・ミーティングをしないマネージャがたくさんいます。スタッフ・ミーティングを開いている方も、最大限に活用しているとは言えません。これは改善すべき状況です。理想のスタッフ・ミーティングはチームにフォーカスし、従業員に活力を与え、深い関与を促します。急ごしらえされたチームに築くことはできない絆を育みます。

では、廃止されてしまった退屈なスタッフ・ミーティングを、高機能な管理ツールに変身させるためにはどうすればよいのでしょうか。

Step1:日々の業務を組織の目的と関連させる

スタッフ・ミーティングは情報発信以外にも、チームの日々の活動を「組織の目標」に結びつける機会にできます。「スタッフはそんな基本的なことをとっくに知っている」と決めつけるのは誤りです。

実際にスタッフに「組織の目標を知っていますか」と質問してみて、十人十色の答えが返って来ても驚かないでください。(スタッフ・ミーティングで何も話し合うことが無いとお考えなら、目標について確認するだけでも十分に価値があると思います)

目標とは「何を何のためにするのか」を意味します。組織の大きな目標との関連性を明確にすることで、日々の業務の意義が見えてきます。組織のリーダーから業務の重要性を強調されれば一層の励みになるでしょう。目的やそのために取るべき行動を繰り返し強調されることで、適切な選択ができるようになります。

Step2:測定基準の強調

業務を組織の目的に関連づけることは事例と分析情報の両方に取り組む場合に特に効果的です。データを追跡していていないならすぐ始めましょう。追跡する内容は会社の事業内容により異なりますが、あなたの決定がどんなものであれ大目標をはっきりと視野に入れておかなければなりません。

Step3:手順を標準化し、ミーティングの責任者を持ち回り制にする

スタッフ・ミーティングを成功させるコツは、一定のパターンを守ることです。毎週の測定基準の確認、トップからの情報共有、スタッフへの労い、チームの団結を強めるためのアクティビティへの参加などです。一定のパターンを維持することにより、スタッフは展開を見通しやすくなります。

スタッフがミーティングのパターンを覚えたら、自分たちで運営できるようになります。会議の責任者を持ち回り制にし、全員に任せましょう。マネージャーの時間が解放される一方、スタッフにとって新たなスキルアップのチャンスとなります。

Step4:成功を労う

多くの組織で「感謝の不足」が目立ちます。スタッフ・ミーティングは、定期的にスタッフを労う格好の場を提供します。例えば、

「昨晩、遅くまで頑張ってくれたTomに感謝したいと思います。彼のおかげで私はPTAの会議に出席することができました」

「Maryannは、素晴らしいPowerPointの資料を作成してくれました。最高のスライドにしてくれたことにお礼を言います。他社の資料がかすんで見えました。彼女のおかげでわが社のイメージが格段に良くなりました」

心からの感謝を習慣的に述べることで、従業員の関与のレベルが上がります。「心からの」という言葉にご注目ください。口先だけの感謝はすぐに見抜かれます。相手の心に届く感謝は具体的で詳細に。

また、心に届く感謝は「行動と成功の関連性」が明確です。自分の行動がどのように役立ちどのような成功をもたらしたのかに踏み込んで感謝されると、喜びが倍増します。スタッフ・ミーティングを開くことによって定期的にスタッフを労う時間が確保されます。

Step5:失敗体験から学んだ教訓をシェアし、継続的な改善に繋げる

失敗体験から学んだ教訓をシェアする機会を設けると、継続的な改善を応援する気風を培うことができます。最初は自分の失敗談を話すことに抵抗を感じるかもしれません、しかし、Step4を実践することにより、チーム全体のコミュニケーション能力がアップし、強い信頼感が培われます。一連のプロセスをモデル化するとよいでしょう。

「今週体験したことを皆さんとシェアしたいと思います。あるクライアントからの電話に応対しましたが、もっと違う結果にすることができたはずだと反省しています。そこで今後同じようなことが起きた場合に備え、対処方法についてのアイディアをお話ししたいと思います」といった感じです。

この練習を積めば積むほど、大きなメリットがあるはずです。

Step6:スケジュールを決めたら、最後までやり抜く

以上の5つのステップは、短期的には誰にでもできます。けれど最大限のメリットを引き出すためには一貫して続けることが重要です。ミーティングのスケジュールを発表し、最後までやり抜きましょう。

時には時間を短縮したり、リスケする必要もあるかもしれません。けれどもチームが一堂に集う機会を粗末に扱うことは禁物です。

中身の無い形式的なミーティングに価値はありません。しかし、最大限に活用すれば、スタッフ・ミーティングはダイナミックなマネジメント・ツールになります。ぜひお試しください。

Kate Zabriskieは、Business Training Works Inc.の代表取締役として、顧客サービス戦略のアドバイスと、実行力を上げるためのトレーニングを手掛けています。

Contact Kate Zabriskie at businesstrainingworks.com.

 

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