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不在通知に人間味を添える

Matt Pais

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休暇中のメールの不在通知に人間味を加えるクリエイティブなアイディア

長期休暇でオフィスを離れる場合、クライアントから届いたメールに「ご連絡ありがとうございます。あいにく〇日まで留守にしておりますので、戻りましたらご連絡いたします」という味気ない「不在通知」を返す方がほとんどです。

一方、Alessandro M. Forte, Dip PFS, CSP(イングランド、20年間MDRT会員)はこんなユニークな不在通知を準備しました。

「メールありがとうございます。

ただ今、休暇中でオフィスを離れております。こんな場合、「出先なのでメールにすぐに返信できません。戻ったらすぐにご連絡いたします」というのがお約束ですが、正しくありません。私のiPhoneは片時も側を離れませんので、必要ならすぐに返信いたします。休暇中の時間を定期的に削り、緊急案件に対応しなければならなくなるだろう、ということは想定済みです。

とはいえ、なるべく仕事を切り離し休暇を最大限に楽しむと、妻に約束しました。正直に打ち明けますと私は大変な恐妻家です。

もし、本当に緊急の案件が浮上し、休暇中の私からの返信が必要な場合には、アシスタント宛てにメールをお願いいたします。それ以外の場合には、リフレッシュしてエネルギーをチャージした後、オフィスに戻ってからご連絡を差し上げたいと思いますので、よろしくお願いいたします」

瞬時に舞い込んだビジネス

Forteは世の中に堅苦しくて退屈な不在通知メールが増えたことをきっかけに文面の刷新を思い付きました。オフィスから離れて最初の5日間で、彼のユニークな不在通知を受け取ったクライアントから23件の返信があり全て好意的な内容でした。

「私たちが紹介者に任命したいと考えていた弁護士からは「LOL(爆笑)」という返信がありました。「今まで見た中で最高の不在通知です」と書かれていました。24時間後、彼は新しいクライアントを紹介してくれました」とForteは言います。

人は斬新で目新しいものに注目します。Forteの不在通知には、人間らしくユーモラスで正直な気持ちが込められていました。それを見たクライアントは無意識のうちにForteと彼のビジネスは信頼できると直感したのです。

バランスの維持

自分でビジネスを経営している場合、完全に仕事を切り離すことは難しいとForteは言います。そこで休暇中でも毎日1時間をメールのチェックに充て、緊急案件だけに対応するようにしました。これによってファミリー・タイムとのバランスが生まれると同時に、クライアントに彼が休暇中だと伝えることができます。

「不在中の要件に対処できるスタッフがいればほとんどのことはやってもらえます。緊急の案件を申し立てるクライアントから連絡があったら「戻るまで数日待ってもらえますか」と尋ねてみましょう。十中八九「構いません」という答えが返ってくるはずです」とForteは強調します。

Contact Alessandro Forte at sandro@forte-financial.co.uk.

 

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