Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Rapat staf bisa lebih berguna dari yang Anda duga

Kate Zabriskie

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Ini cara meningkatkan mutu rapat staf Anda.

Saya duduk tepat di samping mereka. Kami tidak butuh rapat staf.

Dulu saya mengadakan rapat staf, tapi kami hentikan. Tak ada yang kami bahas dan bicarakan.

Kami sudah banyak rapat. Kami tidak butuh rapat lainnya.

Untuk berbagai macam alasan, banyak manajer tidak mengadakan rapat staf rutin. Untuk mereka yang tetap mengadakan rapat staf, hasilnya sering tidak maksimal, dan ini sangat disayangkan. Rapat staf yang baik bisa membangun fokus tim, mendorong semangat karyawan, dan melibatkan mereka lebih dari sekadar interaksi ad hoc.

Jadi, bagaimana Anda mengubah rapat staf yang ala kadarnya menjadi alat manajemen yang berfungsi optimal?

Langkah 1: Hubungkan kerja sehari-hari dengan tujuan organisasi

Selain untuk menyebarkan informasi, rapat staf menjadi kesempatan untuk menghubungkan kerja tim sehari-hari dengan tujuan organisasi Anda. Kalau Anda berpikir, “Tim saya tahu seperti apa kerja mereka berperan dalam mendukung tujuan umum perusahaan,” Anda keliru.

Coba tanya anggota tim Anda apa tujuan organisasi atau tujuan divisi Anda – jangan terkejut kalau jawaban mereka semua berbeda-beda. (Dan Anda pikir tak ada yang bisa dibahas di rapat staf! Tujuan organisasi bisa jadi topik diskusi yang bagus.)

Tujuan berarti alasan Anda melakukan pekerjaan. Anda menghubungkan pekerjaan ke tujuan dengan menjelaskan seperti apa pekerjaan tiap orang selaras dengan tujuan yang lebih besar. Karyawan biasanya lebih menikmati pekerjaan mereka ketika para pemimpin organisasi membicarakan arti penting pekerjaan mereka. Mereka juga cenderung mengambil pilihan yang lebih baik jika kerap diingatkan tentang tujuan dan jenis aktivitas apa saja yang menyokong pencapaian tujuan tersebut.

Langkah 2: Soroti metrik yang relevan

Menghubungkan pekerjaan dengan tujuan biasanya berfungsi optimal ketika tim berfokus pada informasi yang bersifat anekdotal dan analitis. Kalau saat ini Anda belum membangun data statistik, mulailah. Data yang Anda lacak akan bergantung pada bisnis Anda. Akan tetapi, apa pun keputusan Anda, pastikan keputusan itu jelas selaras dengan tujuan bersama yang lebih besar.

Langkah 3: Ikuti formula dan lakukan rotasi tanggung jawab rapat

Rapat staf yang berhasil biasanya mengikuti suatu pola, seperti melihat metrik mingguan, berbagi informasi dari jajaran manajemen, menyoroti keberhasilan, berpartisipasi dalam aktivitas pembangunan tim, dan seterusnya. Dengan menciptakan dan mengikuti suatu formula, manajer membantu karyawan mereka untuk tahu apa yang diharapkan.

Begitu karyawan tahu pola rapat, banyak dari mereka mampu menjalankannya karena mereka belajar lewat melihat. Bila demikian, manajer punya kesempatan untuk merotasi tanggung jawab rapat ke orang-orang yang berbeda. Lewat delegasi, manajer bisa mengalokasikan waktunya untuk hal lain dan karyawan mendapat kesempatan untuk mengembangkan keterampilan mereka.

Langkah 4: Rayakan kesuksesan

Di banyak organisasi, sering terjadi defisit apresiasi. Rapat staf dapat menjadi ruang bagi manajer dan karyawan untuk menunjukkan rasa terima kasih.

“Saya berterima kasih karena Tom bersedia lembur semalam. Karena Tom, saya jadi bisa menghadiri pertemuan guru dan orang tua.”

“Kerja Maryann dalam menyusun presentasi PowerPoint untuk saya luar biasa. Saya ingin berterima kasih kepada Maryann karena telah menyiapkan bahan tayang hebat untuk konferensi kemarin. Foto-foto yang dipilihnya jauh lebih menawan dari grafik yang digunakan presenter lainnya. Kerja Maryann telah membuat citra perusahaan kita bersinar.”

Rasa terima kasih yang tulus dapat mendorong keterlibatan. Garis bawahi kata tulus. Sebagian besar orang cukup mampu untuk mengenali pujian palsu. Pujian sejati bersifat spesifik.

Pujian yang disampaikan dengan baik juga mengaitkan tindakan dengan hasil kerja. Orang lebih mengapresiasi pujian ketika mereka paham seperti apa tindakan yang mereka perbuat berkontribusi pada hasil yang didapat. Segmen pujian dalam rapat staf memastikan Anda secara rutin meluangkan waktu untuk memuji upaya kerja tim Anda.

Langkah 5: Fokus pada pelajaran dari pengalaman dan perkembangan berkelanjutan

Rapat staf yang menyertakan sesi berbagi pelajaran dari pengalaman dapat membantu mewujudkan perkembangan berkelanjutan. Di awal-awal, orang mungkin sungkan membahas kekurangan. Akan tetapi, bila langkah 4 diikuti, Anda semestinya mulai menumbuhkan rasa percaya dan pola komunikasi yang lebih baik dalam tim Anda. Menceritakan kronologi kejadian bisa menjadi cara memulai yang baik.

“Pekan ini saya mendapat pengalaman yang ingin saya bagikan kepada Anda sekalian. Saya menelepon seorang klien dan hasilnya tidak sesuai harapan. Saya akan ceritakan apa yang terjadi, kemudian saya akan bahas beberapa ide tentang seperti apa semestinya saya menangani kasus serupa ke depannya.”

Makin sering Anda mempraktikkannya, makin besar manfaat yang bisa Anda dapatkan.

Langkah 6: Susun jadwal dan tepati

Hampir semua orang bisa menerapkan lima langkah pertama (apalagi kalau cuma dilakukan sesekali). Namun, manfaat terbesar rapat staf akan terasa jika kelima langkah itu dijalankan dengan konsisten. Publikasikan jadwal rapat, lalu tepati jadwal tersebut.

Durasi rapat bisa saja dipersingkat atau kadang jadwal rapat diubah, tapi jangan perlakukan peluang untuk mengumpulkan tim sebagai prioritas paling tidak penting.

Rapat staf yang baik bukan aktivitas ala kadarnya dengan nilai seadanya. Sebaliknya, bila digunakan secara maksimal, rapat staf dapat menjadi alat manajemen yang dinamis. Nah, bagaimana dengan rapat staf Anda?

Kate Zabriskie adalah presiden Business Training Works Inc. Ia dan timnya membantu berbagai bisnis untuk menyusun strategi layanan pelanggan dan melatih mereka untuk menepati janji perusahaan.

Kontak: Kate Zabriskie at businesstrainingworks.com.

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments