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अपने आउट-ऑफ़-ऑफ़िस उत्तर में व्यक्तित्व को शामिल करना

Matt Pais

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जब आप छुट्टी पर हों, तो एक यूनिक ईमेल जवाब कैसे बनाएं।

छुट्टियों पर जाते समय, अधिकांश लोग एक सामान्य आउट-ऑफ़-ऑफिस ईमेल उत्तर तैयार करते हैं, जिसमें कुछ ऐसा हो सकता है: “आपके संदेश के लिए धन्यवाद। मैं ___तक ऑफिस से बाहर रहूंगा और वापस आते ही उत्तर दूंगा।”

दूसरी तरफ, लंदन, इंग्लैंड के 20 वर्षों से MDRT सदस्य एलेसेंड्रो एम. फोर्टे, Dip PFS, CSP ने अपनी हाल की छुट्टियों के दौरान कुछ ये साझा किया:

“आपके ईमेल के लिए धन्यवाद।

“मैं अभी छुट्टियों के सिलसिले में ऑफिस से बाहर हूं और मैं जानता हूं कि मुझे ये कहना चाहिए कि मेरे पास ईमेल तक सीमित पहुंच होगी और वापस आने तक जवाब नहीं दे पाऊंगा, लेकिन ये सच नहीं है। मेरा आईफ़ोन मेरा पीछा नहीं छोड़ेगा और ज़रूरत पड़ने पर मैं संदेशों का उत्तर दे सकता हूं। मैं इस तथ्य को स्वीकार करता हूं कि मुझे किसी ज़रूरी काम के चलते समय-समय पर अपनी छुट्टियों को बाधित करना होगा।

"इसलिए, मैंने अपनी 'पत्नी' से वादा किया है कि मैं डिस्कनेक्ट करने, दूर जाने और जितना ज्यादा हो सके अपनी छुट्टियों का आनंद लेने जा रहा हूं; और सच कहूं तो... मैं उससे डरता हूं!!

“यदि आपका ईमेल वास्तव में किसी अत्यावश्यक कार्य के लिए है और आपको मेरे छुट्टी पर रहने के दौरान उत्तर चाहिए, तो कृपया मेरे असिस्टेंट को ईमेल भेजें। अन्यथा, वापस लौटने पर जब मैं आरामदायक, ताजगी और ऊर्जा से भरपूर महसूस कर रहा होऊंगा, तब उत्तर दूंगा।"

त्वरित सफलता

फोर्ट को कुछ नया करने का विचार इस बात को ध्यान में रखकर आया कि आउट-ऑफ़-ऑफिस संदेश कितने उबाऊ बन गए हैं, इन संदेशों ने उन्हें कुछ बेहतर प्रदान करने के लिए प्रेरित किया गया। ऑफिस से दूर अपने पहले पांच दिनों में, उन्हें अपने नए संदेश के लिए 23 प्रतिक्रियाएं मिलीं, वे सभी सकारात्मक थीं।

“एक वकील, जिसे हम परिचयकर्ता के रूप में नियुक्त करने वाले थे, उसने कहा, ‘LOL। मेरे द्वारा देखा गया अब तक का सबसे अच्छा आउट-ऑफ़-ऑफिस संदेश है!’” फोर्ट ने कहा। “चौबीस घंटे बाद, उन्होंने हमारे पास एक नया क्लाइंट भेजा।”

उन्होंने कहा कि लोग उन चीज़ों को ध्यान में रखते हैं जो कुछ अलग होती हैं और इस बात की सराहना करते हैं कि ऑफिस से बाहर होने संबंधी इस संदेश के लिए फोर्ट के नए दृष्टिकोण में मानवता, विनोदी, ईमानदारी का अहसास है। अवचेतन रूप से, यह लोगों को महसूस कराता है कि फोर्ट और उनकी प्रैक्टिस भरोसेमंद है।

संतुलन बनाए रखना

यह जानते हुए भी कि व्यक्तिगत कार्यों के बीच डिस्कनेक्ट करना मुश्किल है, फोर्ट ने अपने ईमेल स्कैन करने और केवल सबसे जरूरी का उत्तर देने के लिए प्रत्येक दिन एक घंटे का समय निकाला। यह उन्हें अपने पारिवारिक समय के लिए आवश्यक संतुलन बनाने देता है, और क्लाइंट जानते हैं कि वो छुट्टी पर हैं।

फोर्ट ने कहा, “जब आपके पास कोई ऐसा होता है, जो आपके दूर होने पर परिस्थितियों से निपट सकता है, तो अधिकांश चीज़ों को आसानी से संभाला जा सकता है।” "आवश्यक कार्य’ वाले अधिकांश ग्राहकों से पूछें, 'क्या यह मेरे वापस आने तक इंतजार कर सकता है? और 10 में से नौ बार इसका जवाब हां होता है।"

संपर्क: एलेसेंड्रो फोर्ट sandro@forte-financial.co.uk.

 

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