Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Làm sao để có mô tả công việc chính xác

Michael DePilla

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Những bài viết và sách hướng dẫn chi tiết sẽ đặt ra kỳ vọng và cho thấy sự rõ ràng.

Bất kỳ ai đầu tiên thốt những lời sáo rỗng trong việc tuyển dụng chậm trễ đều không đề cập đến thời gian cần thiết để thêm một vị trí công việc duy nhất, viết mô tả công việc và lập kế hoạch hòa nhập cho một người tương đối lạ. Tuy nhiên, để tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn là đánh giá các ứng viên – cả trước và sau khi tuyển dụng họ – bạn cần phải hành động hiệu quả nhất có thể trong quy trình phía sau hậu trường.

Để đạt mục đích đó, các tư vấn đang điều hành văn phòng riêng của họ thấy việc dành chút công sức cho bộ phận tiếp xúc khách hàng khi soạn thảo cẩm nang về văn phòng và mô tả công việc chi tiết mang lại lợi ích lớn. Điều này bảo đảm nhân viên biết chính xác những gì họ cần làm, tránh nhầm lẫn nếu một nhân viên nghỉ và duy trì tính nhất quán khi một công việc được thực hiện theo cùng một cách vào mọi lúc và bởi bất kỳ ai. Tuy nhiên, hãy nhớ, một bản mô tả công việc tốt cần thời gian và công sức. Bạn quá bận rộn để tự làm những việc này? Hãy thuê ngoài!

Con người là những sinh vật ham học tuyệt vời. Bất kỳ người nào có động lực, có khả năng nhận thức hợp lý đều có thể học để làm được bất kỳ công việc nào đó.
— Kim Ruyle

William T. Spencer, CFP, AIF, thành viên MDRT 10 năm từ Sudbury, Massachusetts, thuê một công ty tư vấn viết mô tả công việc và sau đó thấy số lượng và chất lượng các ứng viên tăng lên rõ rệt. “Chúng tôi đã tuyển nhân viên từ lâu rồi và khi so sánh cái mình viết với những gì một tư vấn làm, có một sự khác biệt rõ rệt để thu hút sự quan tâm của mọi người ” ông nói. “Trả tiền cho ai đó để viết cho hay và bạn chỉ cần thuê một lần rồi bạn sở hữu nó.”

Khi phải viết cẩm nang về văn phòng mình, John P. Enright, thành viên MDRT 18 năm từ Syracuse, New York, thuê Wisdom Link, một công ty phát triển kinh doanh viết. Trong quá trình viết, ông đã biến một tập tài liệu trong bìa còng bình thường thành một trang web sinh động với hình ảnh, mô tả từng bước và đoạn video giải thích tỉ mỉ cách xử lý mọi việc từ việc văn phòng tới gặp gỡ khách hàng.

Enright gọi đó là “cuốn sách nội quy” và giờ nó đã trở thành nguồn tra cứu cho từng nhân viên trong văn phòng gồm 6 người. Ông nhận thấy có sự cải thiện trong toàn văn phòng, bao gồm cả việc giảm sự nhầm lẫn giữa các nhân viên. “Số lượng câu hỏi chuyển tới tôi đã giảm đáng kể vì họ biết kiểm tra trang web trước khi hỏi tôi,” ông kể.

Hóa ra việc đánh giá nhân viên mới và giúp họ hòa nhập cũng rất thú vị. “Đó là một quá trình học hỏi tuyệt vời đối với người mới được tuyển dụng,” ông nói, “vì họ có thể học cách làm việc rất dễ dàng và nhanh chóng mà không cần ai hỗ trợ.”

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC TỐT VÀ DỞ

Một trong số các câu hỏi đầu tiên khi viết mô tả công việc là, “Ý định của quá trình này là gì?” Hai lý do chính đó là thu hút nhân viên mới, hoặc là một công cụ để nhân viên biết họ cần phải làm gì.

Kim E. Ruyle, chủ tịch của Inventive Talent Consulting, một công ty tư vấn đóng tại Florida cung cấp quản lý tài năng và phát triển tổ chức, bàn về những ý kiến để sử dụng cả hai.

Công cụ tuyển dụng. Trong kịch bản này, bản mô tả công việc thường gồm một phần về nhiệm vụ hoặc kết quả cuối cùng và một phần bổ sung về kỹ năng và bằng cấp. “Các công ty có khuynh hướng đòi hỏi quá mức ở cả hai phần.”

“Bạn không thể gộp mọi yêu cầu cần có ở một nhân viên vào công việc,” Ruyle nói. “Đặc biệt cho vị trí bậc trung, thường sẽ tốt hơn khi để người quản lý tự quyết phát biểu, ‘Đây là yêu cầu chính về kết quả trong công việc.’”

Ruyle cũng khuyên không nên đòi hỏi quá mức về kỹ năng và bằng cấp cần thiết cho công việc vì nó chỉ làm nản lòng người xin việc. Con người là những sinh vật ham học hỏi tuyệt vời. Bất kỳ người nào có động lực, có khả năng nhận thức hợp lý đều có thể học làm được bất kỳ công việc nào.

Trong công việc. Đôi khi mô tả công việc được dùng như một công cụ quản lý, nhưng sẽ có rủi ro nếu quá dựa vào nó, Ruyle nói. “Một công việc chính của mỗi người quản lý là cho mọi nhân viên biết họ phải làm gì, việc này nên được thực hiện qua các trao đổi thường xuyên và có ý nghĩa,” Ruyle nói. “Khi chúng ta cố gắng cô đọng công thức cho các nhà quản lý, điều đó có thể dẫn tới việc các nhà quản lý thoái thác trách nhiệm của họ.”

Hỗ trợ công việc so với mô tả công việc. Ý ở đây không phải là danh mục kiểm tra không có ích cho nhân viên để thực hiện nhiệm vụ. “Bạn có thể có danh mục kiểm tra, biểu đồ mô tả tiến trình công việc, bảng quyết định, những thứ giúp đơn giản hóa phần nhận thức để thực hiện công việc,” Ruyle tiếp tục. “Nên nếu tôi là nhân viên mới, tôi có thể cần một tài liệu tham khảo. Đó không phải là một bản mô tả công việc, đó là một phần hỗ trợ công việc.”

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments