Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

วิธีทำคำอธิบายลักษณะงานที่ถูกต้อง

Michael DePilla

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

การสร้างโพสท์และคู่มือ ที่ตั้งความคาดหวังและให้ความชัดเจน

ใครก็ตามที่พูดซ้ำซากแต่แรกว่าการจ้างงานล่าช้า ไม่ได้หมายถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการตั้งตำแหน่งงานที่มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว, เขียนคำอธิบายลักษณะงาน และวางแผนการบรรจุงานสำหรับคนแปลกหน้า ยังไม่ได้พูดถึงงานที่สำคัญกว่า คือการประเมินผลผู้สมัคร-- ทั้งก่อนและหลังจากที่คุณจ้างพวกเขา -- คุณจำเป็นต้องมี กระบวนการหลังบ้านที่มีประสิทธิภาพมากเท่าที่จะเป็นไปได้

ในจุดนั้น ที่ปรึกษาการเงินซึ่งเปิดสำนักงานเอง พบว่าการทำงานเบื้องต้นเพิ่มอีกเล็กน้อย ในการร่างคู่มือสำนักงาน และคำอธิบายลักษณะงานอย่างละเอียด จะส่งผลดีในระยะยาว โดยทำให้พนักงานของคุณรู้แน่ว่าพวกเขามีหน้าที่อะไร, หลีกเลี่ยงความสับสนกรณีที่มีพนักงานลาออกไป และทำให้งานชิ้นเดียวกัน ถูกจัดการแบบเดียวกันเสมอทุกครั้ง ไม่ว่าใครเป็นคนทำ ระลึกเสมอว่าคำอธิบายลักษณะงานที่ดีต้องอาศัยเวลาและความพยายาม คุณยุ่งเกินกว่าจะทำเอง? จ้างคนอื่นทำสิ!

มนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่เรียนรู้ได้อย่างน่าทึ่ง คนที่มีความสามารถในการคิดวิเคราะห์ระดับหนึ่ง และมีแรงกระตุ้น สามารถเรียนรู้ที่จะทำงานใดใดก็ได้
— Kim Ruyle

William T. Spencer, CFP, AIF สมาชิก MDRT 10 ปี จาก Sudbury, Massachusetts จ้างบริษัทโค้ชชิ่ง เขียนคำอธิบายลักษณะงานให้เขา และพบว่าทั้งคุณภาพ และปริมาณของผู้สมัครเพิ่มขึ้นหลังจากนั้น “เมื่อก่อนเราเคยทำเรื่องจ้างงานเอง พอมาเปรียบเทียบกับผลงานของบริษัทที่ปรึกษา มันเห็นความแตกต่างอย่างชัดเจนในการทำให้คนสนใจ” เขากล่าว “จ้างใครสักคนให้เขียนออกมาอย่างดี ซึ่งทำเพียงครั้งเดียวก็พอ จากนั้นมันก็เป็นของคุณแล้ว”

ในการเขียนคู่มือสำนักงาน John P. Enright สมาชิก MDRT 18 ปี จาก Syracuse, New York จ้าง Wisdom Link บริษัทพัฒนาธุรกิจ ให้จัดทำคู่มือสำหรับสำนักงานของเขา โดยเปลี่ยนจากการใช้แฟ้มสามห่วงแบบดั้งเดิม เป็นเว็บไซต์สดที่มีภาพประกอบ, มีคำอธิบายทีละขั้นตอน และวิดีโออธิบายวิธีจัดการกับงานธุรการจนถึงการประชุมกับลูกค้าอย่างละเอียด

Enright เรียกมันว่าเป็น “playbook” และตอนนี้มันเป็นแหล่งอ้างอิงของพนักงานทั้งหกคนในสำนักงานของเขาไปแล้ว เขาสังเกตเห็นการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งลดความสับสนระหว่างพนักงานด้วย “คำถามที่กลับมายหาผมลดลงอย่างเห็นได้ชัด เพราะว่าพวกเขารู้ว่าขั้นแรกต้องตรวจดูในเว็บไซต์ก่อนจะมาถึงผม” เขากล่าว

มันยังกลายเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมในการประเมินพนักงานใหม่ และเร่งการบรรจุงานพวกเขาด้วย“มันเป็นกระบวนการการศึกษาที่ดีเยี่ยมสำหรับพนักงานใหม่” เขากล่าว “เพราะพวกเขาสามารถเรียนรู้วิธีที่จะทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายและรวดเร็วโดยไม่ต้องอาศัยคนอื่นๆ ในสำนักงาน”

ข้อดีและข้อเสียของคำบรรยายลักษณะงาน

หนึ่งในคำถามแรกๆ ในการเขียนคำบรรยายลักษณะงานคือ “จุดประสงค์ของกระบวนการนี้คืออะไร?” เหตุผลหลักสองประการคือ เพื่อดึงดูดพนักงานใหม่หรือเป็นเครื่องมือช่วยให้พนักงานเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

Kim E. Ruyle กรรมการผู้จัดการบริษัท Inventive Talent Consulting ซึ่งมีฐานอยู่ในรัฐ Florida ให้บริการในการจัดหาพนักงานใหม่ และการพัฒนาองค์กร กล่าวถึงคำแนะนำสำหรับใช้ทั้งสองกรณี

เครื่องมือแสวงหาพนักงาน ในกรณีนี้คำบรรยายลักษณะงานโดยทั่วไปรวมเอาส่วนของหน้าที่รับผิดชอบหรือผลงาน และส่วนเพิ่มเติมเกี่ยวกับทักษะ และคุณวุฒิ “บริษัทส่วนใหญ่มักจะเขียนอธิบายมากเกินไปทั้งสองส่วนคุณไม่สามารถใส่ทุกสิ่งทุกอย่างที่ต้องการจากพนักงานลงไป” Ruyle กล่าว “โดยเฉพาะในตำแหน่งงานระดับกลางขึ้นไป ให้หัวหน้างานมีอิสระในการอธิบายว่า ‘นี่คือความรับผิดชอบหลักของงานตำแหน่งนี้’ จะดีกว่า””

Ruyle ยังแนะนำว่าอย่าเรียกร้องถึงทักษะและคุณวุฒิที่จำเป็นสำหรับงานมากเกินไป เพราะจะทำให้ผู้สมัครท้อถอย “มนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่เรียนรู้ได้อย่างน่าทึ่ง คนที่มีความสามารถในการคิดวิเคราะห์ระดับหนึ่ง และมีแรงกระตุ้น สามารถเรียนรู้ที่จะทำงานอะไรก็ได้” เขากล่าว

ในเนื้องาน บางครั้งคำบรรยายลักษณะงานถูกใช้เป็นเครื่องมือในการบริหารแต่ก็มีความเสี่ยงหากพึ่งพามันมากเกินไป Ruyle กล่าว “งานเบื้องต้นของผู้จัดการทุกคนคือการบอกพนักงานว่าเราคาดหวังอะไรจากพวกเขาซึ่งควรจะทำด้วยการสนทนาบ่อยครั้งอย่างมีความหมาย” Ruyle กล่าว “เมื่อเราพยายามหาสูตรสำเร็จสำหรับผู้จัดการมันอาจเป็นเหตุให้ผู้จัดการละทิ้งความรับผิดชอบของพวกเขาได้”

เครื่องมือช่วยงาน VS คำบรรยายลักษณะงาน นี่ไม่ได้จะกล่าวว่าเช็คลิสต์ไม่มีประโยชน์ในการทำงานของพนักงาน “คุณสามารถมีรายการเช็คลิสต์, แผนภาพวงจรการทำงาน, ตารางการตัดสินใจ อะไรก็ตามที่ทำให้ส่วนของการคิดวิเคราะห์ในการทำงานนั้นง่ายขึ้น” Ruyle กล่าว “ดังนั้นหากผมอยู่ในงานตำแหน่งใหม่ ผมอาจจะต้องการตัวอย่าง ซึ่งไม่ใช่คำบรรยายลักษณะงาน แต่เป็นเครื่องมือช่วยงาน”

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments