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Cómo describir adecuadamente los puestos de trabajo

Michael DePilla

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Crear publicaciones y manuales detallados fija las expectativas y proporciona claridad a todo el equipo.

Quien quiera que haya creado el cliché sobre hacer una contratación lenta no se refería a la cantidad de tiempo que se necesita para crear una posición única, redactar una descripción del puesto y crear un plan de incorporación para una persona relativamente desconocida. Sin embargo, para enfocarse en la tarea más importante que es evaluar a tus candidatos (tanto antes como después de que los has contratado) necesitas ser tan eficiente como sea posible en tu proceso tras bambalinas.

Con ese propósito, los asesores que dirigen sus propias oficinas han descubierto que un poco de trabajo extra al frente de sus negocios para crear manuales corporativos y descripciones de puestos detallados, más adelante resulta ser muy redituable. Esto garantiza que tu personal sepa exactamente qué se les está pidiendo que hagan, evita la confusión cuando se va un miembro del personal y mantiene la congruencia en la misma tarea para que siempre se desempeñe de la misma manera, sin importar quién la lleve a cabo. Sin embargo, toma en cuenta que una buena descripción de un puesto requiere tiempo y esfuerzo. ¿Estás muy ocupado como para hacer esto? ¡Contrata a un proveedor externo!

Las personas son maravillosas criaturas con la capacidad de aprender. Cualquier persona motivada que tenga un nivel razonable de capacidades cognitivas puede aprender a hacer cualquier trabajo.
— Kim Ruyle

William T. Spencer, CFP, AIF, miembro MDRT desde hace 10 años de Sudbury, Massachusetts contrata como proveedor externo a una empresa de consultoría que redacta la descripción de su puesto. Y después de hacer esto vio un claro aumento en la calidad y cantidad de sus candidatos. “Hemos hecho contrataciones con anterioridad y cuando lo comparas con lo que puede hacer un consultor resulta evidente que hay una diferencia en la obtención de personas interesadas”, dijo. “Págale a alguien para que haga una redacción inteligente y, en realidad, solo necesitas hacer esto una vez, después serás el dueño de dicho contenido”.

Cuando llegó el momento de hacer un manual corporativo, John P. Enright, miembro MDRT desde hace 18 años de Syracuse, Nueva York, recurrió a un proveedor externo, Wisdom Link, una compañía de desarrollo de negocios, para la creación del manual de su empresa. En este proceso, transformó una carpeta común y corriente de tres anillos en un sitio web con fotografías, descripciones paso a paso y videos que explican a detalle cómo administrar todo, desde tareas en la oficina hasta reuniones con los clientes.

Enright lo llama el “Libro de jugadas” y, actualmente, es el recurso al que acuden todos los empleados de su negocio de seis integrantes. Notó mejorías en lo general, incluyendo disminución de la confusión entre su personal. “La cantidad de preguntas que se me hacían disminuyó significativamente porque ya saben que deben revisar el sitio web antes de preguntarme a mí”, comentó.

También resultó ser una excelente manera de evaluar a las personas recién contratadas y de facilitar su integración. “Es un gran proceso educativo para las nuevas contrataciones”, dijo, “porque pueden aprender a hacer las cosas fácil y rápidamente sin la ayuda de otras personas en la oficina”.

LO BUENO Y LO MALO DE LAS DESCRIPCIONES DE PUESTOS

Una de las primeras preguntas que se deben hacer al redactar la descripción de un puesto es, “¿cuál es el propósito de este proceso?”. Las dos principales razones son: atraer a nuevos empleados, o como una herramienta para permitirle a los empleados saber qué se espera de ellos.

Kim E. Ruyle, presidente de Inventive Talent Consulting, empresa situada en Florida que ofrece gestión de talento y desarrollo organizacional, hizo recomendaciones respecto a ambos usos.

Herramienta. En este escenario, la descripción típica de un puesto incluye una sección de responsabilidades y objetivos del puesto, así como una sección adicional de habilidades y competencias. “Las compañías tienden a exagerar en estas dos áreas. No puedes poner todo lo que se requerirá de un empleado en su puesto”, dijo Ruyle. “Por lo general, es mejor dejar a discreción del gerente decir: ‘estos son los principales objetivos del puesto’, sobre todo en puestos de un nivel intermedio y superiores”.

Ruyle también recomienda no exagerar con las habilidades y competencias que se necesitan para un puesto, pues eso solo desmotiva a las personas a postularse. “Las personas son maravillosas criaturas con la capacidad de aprender. Cualquier persona motivada que tenga un nivel razonable de capacidades cognitivas puede aprender a hacer cualquier trabajo”, dijo.

El lugar de trabajo. Algunas veces, las descripciones de puestos se usan como una herramienta administrativa, pero existe el riesgo de fiarse demasiado de ellas, dijo Ruyle. “Uno de los trabajos principales de todos los gerentes consiste en permitirle saber a las personas qué se espera de ellos, lo cual debería hacerse a través de conversaciones frecuentes y significativas”, dijo Ruyle. “Cuando tratamos de simplificar las cosas para los gerentes, eso puede provocar que ellos renuncien a su responsabilidad”.

Recurso de apoyo para el trabajo en lugar de una descripción del puesto. Eso no significa que las listas de control no sean útiles para que los empleados puedan hacer su trabajo. “Puedes tener listas de control, diagramas de flujo, árboles de decisión y cualquier cosa que simplifique el lado cognitivo de hacer un trabajo”, dijo Ruyle. “Así que, si soy nuevo en un trabajo, probablemente necesite tener una hoja de referencia. Eso no es una descripción del puesto, sino un recurso de apoyo para el trabajo”.

 

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