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직무 분석을 제대로 하는 방법

Michael DePilla

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세부적인 포스팅과 매뉴얼을 만든다면 기대치를 정하고 명확성을 보장할 수 있습니다.

고용이 지연되는 상황에 대한 진부한 표현중에서 그 누구도 새로운 직책 제안/직무분석표 작성/신입사원 교육 프로그램 기획에 걸리는 시간에 대해서 언급하지 않습니다. 고용전후로 지원자를 평가하는 것과 같은 더 중요한 업무에 집중하기 위해서는 가능한 한 그 준비 과정을 효율적으로 준비해야 합니다.

회사를 직접 운영하는 일부 설계사들은 이런 이유로 추가 작업을 통해 사전에 사무실 매뉴얼과 직무분석표를 상세하게 작성하였고, 그 결과 효과적이라는 것을 확인했습니다. 사무실 매뉴얼과 직무 분석표를 준비해 두면 직원이 담당해야 할 업무를 정확히이해할 수 있고 퇴사 시에도 혼란을 피할 수 있으며, 업무 담당자의 변경에도 매번 동일한 업무가 수행되도록 일관성을 유지할 수 있습니다. 하지만 효과적인직무 분석표를 준비하려면 많은 시간과 노력이 필요합니다. 너무 바빠 직접 만들 수 없다면 외부 서비스를 이용해도 됩니다!

인간은 학습하는 존재입니다. 이성적인 인지 능력을 갖추고 동기부여를받은 사람은 누구든지 학습을 통해어떤 종류의 일이든 해낼 수 있습니다.
— 킴 류일(Kim Ruyle)

매사추세츠 주 서드베리에서 활동하는 10년 차 회원윌리엄 T. 스펜서(Wiliam T. Spencer, CFP, AIF)는 코칭회사의 직무 분석표 서비스를 받은 후 지원자 수준과수가 높아진 것을 확인했습니다. “과거에는 그냥 사람을 채용했습니다. 컨설턴트가 한 것과 비교해 보니 사람들의 관심도에 상당한 차이가 있었습니다. 글을 저보다 더 현명하게 잘 쓰는 사람에게 비용을 주고 만들어두면 이후에는 제가 계속 소유하게 되는 것이지요.”

뉴욕 주 시러큐스에서 활동하는 18년 차 회원 존 P. 엔라이트(John P. Enright)는 사무실 매뉴얼을 작성할 때 비즈니스 개발 기업 Wisdom Link에 회사 매뉴얼의 제작을 의뢰했습니다. 이 과정에서 그는 평범한문서철로 되어 있는 매뉴얼을 웹사이트로 제작하여사무실 업무에서 고객 미팅까지 모든 내용을 다루는방법이 상세하게 설명되어 있는 사진과 단계적 소개, 동영상을 포함시켰습니다.

엔라이트는 이를 ‘플레이북’이라고 부르고 있으며, 이제는 사무실에 있는 여섯 명의 직원들에게 있어서꼭 참고해야 하는 것이 되었습니다. 직원들 사이에서는 혼란이 줄어드는 등 여러 문제가 광범위하게 개선되었다는 점이 확인되었습니다. “저한테 다시 물어보는 횟수가 상당히 줄어들었습니다. 그 전에 웹사이트를 확인하면 되기 때문이지요.”

플레이북은 새 직원을 평가하고 신입 교육을 실시하는 데에도 효과적인 방법이 되었습니다. “사무실에 다른 직원이 없어도 쉽고 빠르게 일하는 방법을배울 수 있기 때문에 새 직원을 교육하는 데에도 효과적으로 사용됩니다.”

직무분석의 장단점

직무 분석표를 작성할 때 처음 묻는 질문 중 하나가 ‘이 절차의 목적이 무엇인가?’입니다. 직무 분석표가 필요한 두 가지 이유는 새로운 직원을 유치하고 직원들에게 요구되는 것이 무엇인지를 알리기 위해서입니다.

플로리다에 본사를 둔 인재 관리 및 조직 개발을 제공하는 Inventive Talent Consulting의 킴 E. 류일(Kim E. Ruyle) 대표는 위와 같은 두 가지 이유로 직무 분석표를 사용할 때 다음과 같은 사항을 권장합니다.

채용 도구. 이 시나리오에서 일반적인 직무 분석표에는 업무 역할이나 성과에 대한 영역이 포함되고 역량이나 자질에 관한 영역이 추가됩니다. “기업들은 이 영역을너무 많이 설명하는 경향이 있습니다. 직무와 관련해서 한 직원에게 필요로 하는 모든 사항을 다 담을 수는 없습니다. 특히 중간 직책에 해당하는 경우에는 매니저가 해당 직무에 요구되는 주요 성과를 재량껏 설명할 수 있도록 남겨두는 것이 좋습니다.

또한 직무에 필요한 역량과 자질에 대해 너무 많이 설명하면 지원을 꺼릴 수 있기때문에 피하는 것이 좋습니다. “인간은 학습하는 존재입니다. 이성적인 인지 능력을갖추고 동기부여를 받은 사람은 누구든지 학습을 통해 어떤 종류의 일이든 해낼 수있습니다.”

근무 중. 직무 분석표는 관리 도구로 사용될 수도 있지만 지나치게 의존하면 문제가 발생할 수 있습니다. “모든 매니저의 주요 업무는 직원들에게 어떤 업무를 어떤능력으로 수행해야 하는지를 알려주는 것이며, 이 과정은 여러 차례의 중요한 대화를 통해 이루어집니다.”라고 류일은 설명합니다. “분석표가 매니저의 업무를 대신한다면 매니저들이 자신의 고유한 책임을 저버릴 수도 있습니다.”

직무 보조 vs. 직무 분석표. 업무 수행 시 체크리스트가 쓸모없다고 이야기하는것이 아닙니다. “체크리스트, 흐름도, 의사결정표 등 업무 수행에 있어 인지적인 부분을 간소화하는 것은 무엇이든 준비할 수 있습니다.”라고 류일은 말합니다. “신입이라면 이런 자료들을 참고할 수도 있습니다. 하지만 이 자료들은 직무 분석표가 아니라 직무 보조 자료에 해당합니다.”

 

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