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職務記述書の正しい作成法

Michael DePilla

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詳細な職務説明とマニュアルの作成による目標設定でチーム全体の仕事を明確化

ビジネス界の決まり文句である「採用はゆっくり、慎重に」は、新たなポスト作り、そのポスト用の職務記述書の作成、新人研修計画の立案には時間がかかるという意味ではありません。確かにそうした作業には時間がかかります。とはいえ、新規に採用した人材の入社前と入社後の評価というもっと重要な仕事を優先するためには、前述のような裏方作業をできるだけ効率よく行わなければなりません。

実際、通常の仕事の合間に時間を作って詳細な業務マニュアルや職務記述書を作成するオフィス経営者兼アドバイザーの方々は、その後大きな見返りを得ています。なぜなら、そうした資料によってスタッフは自分がやるべきことを正確に把握し、スタッフの誰かが退職した直後の混乱が避けられ、担当者が変わっても常に毎回同じ手順で業務が行われるからです。ただし、優れた職務記述書の作成には、やはり時間と労力が必要です。もし、自力で作成する時間がなければ、外部に委託するのも一つの方法です。

人は驚くほど学習能力に優れています。やる気があってそれなりの経験的知識がある人なら誰でも、ほぼどんな仕事をする能力も身につけられます。
— Kim Ruyle

マサチューセッツ州を本拠地とする10年間MDRT会員のWilliam T. Spencer, CFP, AIFの場合、職務記述書の作成をコーチング会社に委託した結果、採用希望者の数や質が明らかに向上しました。「過去の採用時と比べると、専門のコンサルタントが作成した資料がいかに人を引きつけるかがよく分かりました。職務記述書は実質的には一度の作成で済みますので、費用がかかっても優れたものを手に入れるべきです」とSpencerは語りました。

また、ニューヨーク州を本拠地とする18年間MDRT会員のJohn P. Enrightは、事業開発会社のWisdom Linkに自社の業務マニュアル作成を委託しました。しかもそれは三つ穴バインダーにとじられた、通常の紙製マニュアルではありません。完成したのはオフィス業務からクライアントとのミーティングにいたるまで、すべての業務の各手順を説明する図やビデオが盛り込まれたウェブサイト形式のものでした。

Enrightが「作戦帳」と呼んでいるこのマニュアルはすでに、社員6名のオフィスになくてはならない貴重な資料となっています。オフィス全体に改善が見られ、スタッフが作業中に悩むことも少なくなりました。スタッフは分からないことがあるとまずウェブサイトを確認するようになったので、Enrightへの質問が驚くほど減りました。

さらに、このマニュアルは新規採用者の評価や研修にも有用なことが分かりました。「これを使えば他のスタッフがいなくても独りで簡単に素早く学べるため、新たに採用したスタッフの教育に役立っています」とEnrightは語りました。

職務記述書の作成、使用上の注意点

職務記述書を作成するときにまず確認 しなければならないのは、「これは何のために作るのか」という点です。職務記述書の主な役割は「新たな従業員を獲得する」、「従業員に自身に求められた役割を理解してもらう」の2つです。

フロリダを拠点とする人材管理と組織開発関連企業Inventive Talent Consultingの社長を務めるKim E. Ruyleはそれぞれの役割に適した作成方法について次のように語りました。

採用向けツールとして:この場合、職務記述書に含まれなければならないのは、「仕事内容と求められる成果」の項目と、「必要とされる技能と資格」の項目です。ただし、Ruyleによると、どの企業もこの2つの項目を詳しく書き過ぎる傾向にあります。特に中級以上のポストを担う人材を採用するときは、求められる主な成果の詳しい説明は面接を行う管理職の方がよいでしょう。

また、仕事に必要な技能と資格をあまりに多く並べ過ぎると、志望者は応募をためらってしまいます。「人は驚くほど学習能力に優れています。やる気があってそれなりの経験的知識がある人なら誰でも、ほぼどんな仕事をする能力も身につけられます」とRuyleは語りました。

管理用ツールとして:職務記述書は管理用ツールとして使われることもありますが、あまりにもそれに依存し過ぎると問題が起きる場合があります。Ruyleによると管理職の最も重要な仕事は何が求められているかを部下に説明することで、それは有意義な話し合いを頻繁に重ねて行うべきものだからです。職務記述書を管理職の仕事用マニュアルにしようとすると、彼らが責任を放棄することに繋がりかねません。

業務サポート用ツールと職務記述書の違い:職務記述書があれば、チェックリストといった他の資料は不要というわけではありません。「チェックリスト、フローチャート、意思決定表など、仕事上の思考過程を明確化する資料は、必要なら作成するべきです。新たな仕事に取り組む場合、『カンニングペーパー』が必要になるかもしれません。それは職務記述書ではなく、業務サポート用ツールというべきものです」とRuyleは語りました。

 

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