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スタッフのやる気と生産性を向上するための、すぐ実行できる6つのアイディア

Michael DePilla

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ネクタイの廃止やフィードバックの頻度を増やして職場文化を変える

会社にとって社員は生命線であり、経営者がスタッフのやる気や生産性を向上するためのさまざまな方法を考えるのは当然のことです。ペンシルベニア州を本拠地とする19年間MDRT会員のScott D. Edelmanはスタッフの生産性や採用希望者数を向上させるために徹底的な職場環境の見直しに取り組みました。

その結果、以前は弁護士事務所のような固い雰囲気だったオフィスは、居心地の良い椅子、メタリック仕上げのオフィス家具、ガラス天板のデスク、スタッフのストレス解消用のパドルボール・スペースを備えた、現代的なスタイルへと変身しました。

もちろん、こうした徹底的な改善はすぐに実現できるものではありません。しかし、スタッフの士気と生産性を上げるために素早く簡単にできて、しかも費用はさほどかからない方法もたくさんあります。その中の6つを紹介します。

1. 社員の勤務評価を年一度から四半期ごとに増やす

スタッフにとって年に一度の勤務評価は、歯医者に行くのと同じくらい緊張するものです。モンタナ州を本拠地とする5年間MDRT会員のVanessa Y. Bucklinは、毎年勤務評価の時期が近づくとスタッフのストレスが目に見えて高まるため、緊張が伴う年に一度の評価から、四半期ごとの状況確認へと方式を変えました。

また、面談の回数を増やすだけではなく、スタッフの長所を伸ばすことを重視した内容にしました。年一度の勤務評価ではスタッフの問題点を話し合うことが中心になりますが、四半期ごとの場合直近のビジネスをいかにみんなで伸ばしていくかが主な議題になり、各スタッフへの重圧が軽減されます。

一年分の勤務評価を一度の面談に詰め込もうとするのは、そもそも無理な話です。四半期ごとでしたら比較的新しい内容に絞った話し合いができますし、スタッフが問題を抱えている場合は早く助けることができます。「面談の回数を増やすことで、スタッフの受け止め方が『恐怖の査定』から『目標設定のための話し合い』へと変わりました」とBucklinは語りました。

2. 毎日朝食を提供する

どんなスタッフも出社したら仕事を始める前にまずコーヒーを入れて、バッグの中のドーナッツを取り出します。それが現実です。しかし、イギリスを本拠地とする4年間MDRT会員のTristan Karl Robert Harteyは、スタッフが仕事に取りかかりやすい環境作りを思いつきました。出社したらすぐに食べられる温かい朝食を、すべてのスタッフに用意したのです。この朝食システムが始まると、スタッフは以前より早く出社するようになり、その分仕事に早く取りかかるようになりました。

ニューヨーク州を本拠地とする18年間MDRT会員のJohn P. Enrightも、同様のアイディアを採り入れました。スタッフはEnright名義でアマゾン・プライムが提供しているどんな食事も、注文できます。ただし、持ち帰り禁止とスタッフ同士でシェアすることが条件です。このシステムによってスタッフがオフィスの飲食スペースで一緒に食事をする機会が増え、仲間意識と労働意欲が高まりました。「無料の食事を嫌がる人はいませんから」とEnrightは語りました。

さらに簡単な方法としてはオフィスの家庭用コーヒー・メーカーを業務用に替えてみましょう。コーヒーがすぐに入れば、スタッフはその分早く仕事に取りかかれます。

3. 無記名の従業員満足度調査を行う

スタッフが不利益を受けずに上層部へ会社の良い点も悪い点も指摘できるシステムを作ることで、経営者は職場の問題点に気付いたり、具体的な改善案が手に入れられたりするかもしれません。こうしたシステムの導入に費用はほとんどかからず、特にマイナス面もありません。それでも得られるものは非常に大きい場合が多いのです。

マサチューセッツ州を本拠地とする10年間MDRT会員のWilliam T. Spencer, CFP, AIFは、この手の調査は、匿名性を確実に保てるようできるだけ規模の大きい会社で実施するべきだと指摘しています。しかし、方法は至って簡単で、次のような二つの質問を四半期ごとにスタッフにオンラインで送信するだけで調査できます。

  1. 自身のやる気と生産性を向上するために、あなた自身何をすればいいか?
  2. 自身のやる気と生産性を向上するために、経営陣に何ができるか?

調査で集まった意見に経営陣が目を通す前に、それらを検討してまとめるスタッフ委員会を設置するのも一案です。委員会の提案を採り入れればスタッフは気付きます。「1年もすると、スタッフは自分たちの提案が職場環境の向上に役立ったことを実感して、さらにやる気を出します」とSpencerは語りました。

4. ネクタイをやめる

これは簡単に実行できるアイディアです。Harteyはオフィスでネクタイの着用を求めないどころか、ネクタイの着用自体を禁止しています。それによって職場の雰囲気はよりリラックスしたものになり、スタッフの生産性向上に繋がりました。

もしうまくいかなくても失うものは何もないので試さない手はありません。Harteyのオフィスではスタッフだけではなくクライアントからも「印象がよくなった」と高評価を得ました。

5. 毎週の定例会議はなるべく短くして、スタッフのためになる内容も提供する

これはあらゆる企業の全従業員共通の意見といえるでしょう。スタッフ・ミーティングは短ければ短いほど歓迎されます。ニュージャージー州を本拠地とする13年間MDRT会員のJohn R. Benton Jr., CLTCは社内で「ハドル(円陣)」と呼んでいるミーティングが長引かないよう、次の方法を使います。ミーティングごとの制限時間を決め、タイムキーパーを任命して時間を計らせるのです。終了時間が来たら、タイムキーパーが話し合いを終わらせます。

ミーティングごとの制限時間を決め、タイム キーパーを任命して時間を計らせるのです。終了時間が来たら、タイムキーパーが話し合いを終わらせます。

Edelmanのオフィスでは、通常のミーティングは行われません。代わりにスタッフが学べる昼食勉強会を行います。「そこはビジネスをいったん忘れて、考えて話し合える場です」とEdelmanは語りました。テーマはスタッフのためになるものであれば、業界関連以外のものも採り入れます。最近の例は「サイバー・セキュリティ対策」「心肺蘇生法」「エクセル講座」などです。

6. 社員の家族にも配慮する

スタッフの職場での優秀さを配偶者に積極的に伝えることには大きな意義があるとSpencerは指摘します。スタッフの家族を自宅に招いたり、会社のイベントで話しかけたりして定期的に交流しています。そうすることで家族とも友好関係を築くことができ、家族はスタッフの職場を誇りに思うようになります。家族が会社を気に入ってくれることには大きな利点があります。

例えば、スタッフの仕事がうまくいかなかった場合、配偶者は一緒になって会社を批判したり転職を勧めたりするのではなく、翌日もきちんと出社するよう促すでしょう。「スタッフが家での夕食時に会社の不満を言った場合、会社によくしてもらっていると感じている配偶者なら『何とか解決しなさい』と言うはずです」とSpencerは語りました。

5年前のことです。Spencerの会社のあるスタッフが、提示された昇給案に不満を持ちました。彼女は家に帰って夫に愚痴を言いました。Spencerは彼女の夫と定期的に連絡を取り合っていました。彼女の不満に対する夫の返事は「あの会社で働けて幸運じゃないか。君はどんなによくしてもらっているか分からないのか」でした。そのスタッフは現在も職場で重要な役割を担っています。Spencerによると、あれ以降彼女が不満を言うことは一切なくなったそうです。

要はスタッフのやる気と生産性の向上には、彼らの時間、主張(または食欲!)を尊重することを通じて、士気を高めリラックスさせ、見返りを与えることが最も重要です。「ひとりひとりの力は必ずしも大きくなくても、全員が職場環境と文化を築く力になってくれます。いつだって、ひとりだけの才能よりもみんなで築いた企業文化の方が重要です」とEdelmanは語りました。

オフィスのリノベーションはより良い人間関係に繋がる

以前のオフィスはとても立派できれいだったとJohn Enrightは言います。ただし、暗い色のいかめしい木製家具に囲まれた、弁護士事務所のような職場だったのです。「一歩入ると、そこにあるものに触れてはいけないという気にさせられました。居心地の良さとか、温かみにはほど遠い空間だったのです。それはクライアントや業者だけでなく、私たちチームにとってもそうでした」と彼は語りました。

この部屋の暗い色調、重々しい家具、日差しが入らない窓が作り出す雰囲気では自分が理想としている職場環境は作れないと思うようになりました。そして2016年に新たな場所に移って、クライアントにより良いサービスが提供できてスタッフも楽しく仕事ができる、居心地の良い職場を作ろうと決心しました。

「スタッフは家族より私と過ごす時間の方が多いのです。だからここを楽しく過ごせる場所にしなければならないと思いました。時間をかけて各スタッフに好きなことや嫌いなことを尋ね、彼らの好みや考えをオフィスのデザインに盛り込みました」とEnrightは語りました。

完成した新しいオフィスの天井は白くて高く、デスクはボタン1つで上下します。さらに、踏み台昇降マシンやボールなどの運動用器具が設置され、ガラス張りの会議室からはシラキュースの街が一望できます。

スタッフのオフィスには共同作業がしやすいデスクのコーナーもあり、進めている仕事の説明がしやすいよう自由に向きを変えられるスクリーンが2台設置されています。また、プライバシーを確保しながらも打ち合わせもできるパーティションで席を区切っています。

「すぐにさまざまな共同プロジェクトが始まりました。前のオフィスでは、私は個室を使っていました。そのため、スタッフは私が忙しいのか手があいているのかどうか分かりませんでした。今では見える場所にいますので、スタッフは私の状況を一目で判断できます。私はスタッフのためにオープンな職場を作ろうと決めていました。互いの電話の内容が分かって、サポートに入れるような関係が理想でした。今では、電話をしているスタッフに周りがメモを渡して助け合っている光景をよく目にします」とEnrightは語りました。

 

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