Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Cara tepat merancang uraian kerja

Michael DePilla

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Tersedianya materi dan pedoman yang mendetail akan menjernihkan ekspektasi.

Kata "pelan-pelan saja" dalam klise "rekrut karyawan itu pelan-pelan saja" sebetulnya tidak mengacu pada lamanya waktu yang dibutuhkan untuk membuat tata jabatan yang unik, menyusun uraian kerja, dan merancang rencana perekrutan orang yang relatif tidak kita kenal. Tapi agar fokus pada tugas penting mengevaluasi para kandidat — sebelum dan sesudah Anda mempekerjakan mereka — Anda perlu seefisien mungkin dalam proses di balik layarnya.

Di titik itu, penasihat yang mengelola kantornya sendiri akan merasakan manfaat panjang dari kerja sedikit ekstra di depan untuk menyusun panduan kantor dan uraian kerja mendetail. Dengan begitu, staf Anda tahu pasti mereka harus apa, proses peralihan karyawan jadi lebih mulus, dan setiap pekerjaan dijalankan dengan konsisten, siapa pun yang melakukannya. Tapi ingat, uraian kerja yang baik perlu waktu dan upaya. Terlalu sibuk untuk menyusunnya sendiri? Alihdayakan saja!

Manusia itu makhluk pembelajar yang luar biasa. Setiap orang, asal ada kemauan dan punya kemampuan kognitif yang baik, bisa belajar mengerjakan jenis tugas apa pun.
— Kim Ruyle

William T. Spencer, CFP, AIF, anggota MDRT 10 tahun dari Sudbury, Massachusetts, mengalihdayakan penyusunan uraian kerja kantornya ke sebuah firma pelatihan karyawan. Setelahnya tampak jelas peningkatan dalam hal kualitas dan kuantitas para pelamar. “Dulu memang kami kerjakan sendiri, dan kalau dibandingkan, hasil kerja konsultan memang membuat orang jauh lebih berminat untuk melamar,” katanya. “Bayar saja orang yang mampu menuliskannya dengan cerdas. Setelahnya, dokumen itu milik Anda.”

Untuk urusan menulis panduan kantor, John P. Enright, anggota MDRT 18 tahun dari Syracuse, New York, mengalihdayakan pembuatan panduan untuk kantornya ke Wisdom Link, perusahaan pengembangan bisnis. Dalam prosesnya, ia mengubah buku panduan biasa menjadi situs web interaktif yang dilengkapi gambar, uraian langkah per langkah, dan video yang menjelaskan dengan terperinci cara menangani segalanya dari tugas kantor hingga rapat bersama nasabah.

Enright menamainya the playbook, 'buku panduan' yang kini menjadi sumber informasi utama setiap karyawan di kantornya yang berstafkan enam orang. Ia melihat peningkatan kinerja, termasuk berkurangnya kebingungan di antara staf. “Saya semakin jarang ditanya-tanyai karena mereka tahu, periksa situs webnya dahulu sebelum menghadap,” katanya.

Ini juga ternyata jadi cara bernas untuk mengevaluasi rekrutan baru dan mempercepat proses orientasinya. “Jadi proses belajar yang bagus bagi karyawan baru,” katanya, “karena mereka bisa belajar cara mengerjakan tugas dengan mudah dan cepat tanpa bergantung pada orang lain di kantor.”

URAIAN KERJA: YANG BAIK DAN YANG BURUK

Saat mencoba menyusun uraian kerja, coba timbang, “Apa niat di balik proses ini?” Ada dua tujuan utamanya: menarik perhatian karyawan baru, atau sebagai alat belajar untuk tahu harus bagaimana.

Berikut ini rekomendasi Kim E. Ruyle, presiden Inventive Talent Consulting,firma penyedia jasa manajemen karyawan dan pengembangan lembaga yang berbasis di Florida, untuk kedua tujuan tersebut

Alat merekrut. Di skenario ini, uraian kerja biasanya meliputi bagian tugas kerja atau hasil yang diharapkan, dan satu bagian lain tentang kecakapan dan kualifikasi yang dicari. “Perusahaan cenderung terlalu kaku di kedua bagian ini. Anda tidak bisa dapat semua yang dicari dari seorang karyawan untuk tugas tersebut,” kata Ruyle. “Justru lebih baik, khususnya untuk level jabatan menengah ke atas, kalau tetap ada diskresi bagi si manajer untuk bilang, ‘Ini hasil kerja utama untuk tugas ini.’”

Ruyle juga menganjurkan untuk tidak berlebihan dalam hal kecakapan dan kualifikasi yang dibutuhkan untuk pekerjaan tersebut karena itu hanya membuat orang malas melamar. “Manusia itu makhluk pembelajar yang luar biasa. Setiap orang, asal ada kemauan dan punya kemampuan kognitif yang baik, bisa belajar mengerjakan jenis tugas apa pun.”

Bukan resep. Kadang uraian kerja dipakai sebagai alat manajemen, tapi ada risiko kalau terlalu tergantung dengannya, kata Ruyle. “Tugas utama setiap manajer adalah menyampaikan ekspektasi perusahaan terhadap karyawan, yang mestinya dilakukan lewat pembicaraan yang serius dan sering,” kata Ruyle. “Kalau kita sarikan semuanya jadi semacam resep bagi manajer, tanggung jawab ini boleh jadi terabaikan.”

Uraian kerja atau 'bantuan' kerja? Bukan berarti ceklis itu tidak berguna bagi karyawan untuk menjalankan tugasnya. “Boleh ada ceklis, bagan alir, tabel keputusan, apa saja yang bisa menyederhanakan sisi kognitif dari tugas karyawan," kata Ruyle. "Kalau saya karyawan baru, saya bisa saja perlu lembar 'contekan'. Tapi itu bukan uraian kerja, melainkan 'bantuan' kerja'.”

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments