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確定研究組會議的形式和內容

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從制定議程到決定何時何地開會,在您組成研究小組之後,會有許多決定在起作用。

議程

制訂議程提供會議順利進行的依據,也讓成員 能夠控制會議的進度。在議程中,為每一項定 出時間,這樣可以確保會議順暢進行,而且成 員不會偏離主題。最少要在會議前七到十天把 議程寄給所有成員,這樣小組成員才有足夠的 時間做準備。

內容

學習小組可以在整個會議中安排自己的成員帶 領,或者請外部演講嘉賓(親自到場或者錄音 或錄影資料)——或者二者同時使用。這只跟 學習小組的目標有關,做法上沒有對錯之分。 考慮到充分利用小組成員的想法,鼓勵成員 在想法交流單元分享,每位成員可以有五分鐘 時間分享。或者,有專長的成員可以就某個對 小組成員有價值的主題發表30分鐘演講,或 者也可以結合兩種形式。想一想分享錯誤和失 敗的教訓以及成功故事的價值。下面有一個簡 單的格式供所有成員討論時參考使用:

  • 哪些地方做得非常好
  • 哪些地方你需要幫助
  • 你認為對小組中其他成員會有幫助的一個資
  • 源(如:部落格、產品、服務、podcast)

外部演講嘉賓或者演講錄音必須非常謹慎地 挑選。一些學習小組發現一些市售的演講既 可以節省會議成本,又可以瞭解新的產品、 服務或者供應商,一舉兩得。然而,也不是 所有小組希望使用這類內容。有些學習小組邀 請外部的專業人士,如:影響力中心的人,為 小組介紹相關主題的知識。在邀請外部演講嘉賓時,確保要事先溝通小組活動的目的,以及 在某個主題領域,小組成員的經驗程度。

來賓

來賓必須而且只有所有小組成員一致同意才能 出席。一些小組允許成員每年邀請一次來賓, 也有些小組允許如果某個來賓是潛在成員的話 可以出席。理想的情況是,關於來賓的規定應 該經由小組一致同意,並且包含在章程中,這 樣才不會有誤解。

地點

地點應該對所有成員來說都是可以方便前往的 地方,或者是所有成員都願意前往的地方。確 保挑選適當的會議地點非常重要,因為會議地 點選得好的話,對會議的品質和愉快的用餐體 驗有幫助。一些學習小組是坐下來一起用餐; 一些是採用自助餐的形式,成員可以在取好食 物之後繼續參與討論。

一些學習小組使用GoToMeeting或其他類似的 網路會議服務,舉行網路會議,用於定期的會 議,或者面對面會議以前的會議。一般的共識 是網路會議無法帶給成員面對面會議的熱情與 激勵,而且投入的程度也不夠。

頻率

會議頻率與學習小組成員分佈的地理位置以及預 算經費有關。成員來自同一個地區的小組可以每個月有一次面對面會議,成員比較分散的小組可 能每年只能見面一次。不是經常見面的小組,有時候在聚會時,會安排超過一天的活動。

社交活動

如果小組成員長途跋涉參加會議,一些學習小 組喜歡安排社交活動,如:晚宴,提供交流機會。這個指定的時段讓成員在不中斷正式會議 議程的情況下,聊天敘舊。

 

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