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确定研究组会议的形式和内容

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从制定议程到决定何时何地开会,在您组成研究小组之后,会有许多决定在起作用。

议程

制订议程提供会议顺利进行的依据,也让成员 能够控制会议的进度。在议程中,为每一项定 出时间,这样可以确保会议顺畅进行,而且成 员不会偏离主题。最少要在会议前七到十天把 议程寄给所有成员,这样小组成员才有足够的 时间做准备。

内容

学习小组可以在整个会议中安排自己的成员带 领,或者请外部演讲嘉宾(亲自到场或者录音 或录影资料)——或者二者同时使用。这只跟 学习小组的目标有关,做法上没有对错之分。 考虑到充分利用小组成员的想法,鼓励成员 在想法交流单元分享,每位成员可以有五分钟 时间分享。或者,有专长的成员可以就某个对 小组成员有价值的主题发表30分钟演讲,或 者也可以结合两种形式。想一想分享错误和失败的教训以及成功故事的价值。下面有一个简 单的格式供所有成员讨论时参考使用:

  • 哪些地方做得非常好
  • 哪些地方你需要帮助
  • 你认为对小组中其他成员会有帮助的一个

资源(如:博客、产品、服务、播客) 外部演讲嘉宾或者演讲录音必须非常谨慎地 挑选。一些学习小组发现一些市售的演讲既 可以节省会议成本,又可以了解新的产品、 服务或者供应商,一举两得。然而,也不是  所有小组希望使用这类内容。有些学习小组邀 请外部的专业人士,如:影响力中心的人,为 小组介绍相关主题的知识。在邀请外部演讲嘉 宾时,确保要事先沟通小组活动的目的,以及 在某个主题领域,小组成员的经验程度。

来宾

来宾必须而且只有所有小组成员一致同意才能 出席。一些小组允许成员每年邀请一次来宾, 也有些小组允许如果某个来宾是潜在成员的话 可以出席。理想的情况是,关于来宾的规定应 该经由小组一致同意,并且包含在章程中,这 样才不会有误解。

地点

地点应该对所有成员来说都是可以方便前往的 地方,或者是所有成员都愿意前往的地方。确 保挑选适当的会议地点非常重要,因为会议地 点选得好的话,对会议的品质和愉快的用餐体 验有帮助。一些学习小组是坐下来一起用餐;一些是采用自助餐的形式,成员可以在取好食 物之后继续参与讨论。 一些学习小组使用GoToMeeting或其他类似的 网络会议服务,举行网路会议,用于定期的会 议,或者面对面会议以前的会议。一般的共识 是网络会议无法带给成员面对面会议的热情与 激励,而且投入的程度也不够。

频率

会议频率与学习小组成员分布的地理位置以及预 算经费有关。成员来自同一个地区的小组可以每个月有一次面对面会议,成员比较分散的小组可 能每年只能见面一次。不是经常见面的小组,有时候在聚会时,会安排超过一天的活动。

社交活动

如果小组成员长途跋涉参加会议,一些学习小 组喜欢安排社交活动,如:晚宴,提供交流机 会。这个指定的时段让成员在不中断正式会议 议程的情况下,聊天叙旧。

 

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