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研究会の会議形式と内容の決定

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議題の作成から、いつどこで会うかを決めることまで、研究グループを結成した後に関係する多くの決定があります。

アジェンダ・議案書

スタディ・グループのメンバーが集まる際、 きちんとしたアジェンダがあれば、脇道に それることを防ぎ、目的を達成することがで きます。アジェンダにはそれぞれの項目に費 やす時間や順番を明記することで効果的なデ ィスカッションになるでしょう。集まる10日 前、できれば2週間前に参加者にアジェンダ を送付すれば準備をすることができます。

コンテンツ

スタディ・グループのメンバーを講師として 活用する方法と、外部講師を招く(本人の参 加、ビデオや音声のみの参加もある)方法が あります。正解は一つではありません。それ ぞれのスタディ・グループの目指すものや、 グループのテーマにもよります。 例えば、一つの課題について、一人5分程 度でアイディアをシェアするというセッショ ンはいかがでしょうか。または、特定の分野 の専門性をもつメンバーには30分のプレゼ ンテーションをしてもらうこともできます。 その両方を混ぜるという方法もあります。それぞれが成功談をシェアするのも良いです が、失敗談をシェアするセッションも有益だ と思います。メンバーがグループの為に何か を考え、準備をして発表するというプロセス が大事です。つまり、

  • うまくいっている分野
  • 改善したい分野
  • 参考にできるリソースの紹介(例えば、 ブログ、本、商品、サービス等)

外部講師や講演のDVDなどは慎重に選定 してください。業者を採用することによっ

て、会議コストの削減ができたというグル ープもありますが、特定の商品やサービスに 偏ると言う理由で、部外者の介入を避けるグ ループもあります。一部のグループはメンバ ーの後援者を講師に招いて成果を上げていま す。外部講師を採用する場合は、グループ の趣旨を伝え、期待値や講演内容、トピックスなども細かく打ち合わせることをお勧め します。

ゲスト

ゲスト(non-member)を招待する場合は、 メンバー全員の同意を必要とするべきでしょ う。一部のスタディ・グループは、各メンバ ーが一年に一人だけゲストを招待することを 許していますが、多くのグループはゲストの 参加を認めず、メンバー候補の面接を兼ねて 許可しています。理想的には、スタディ・グ ループを結成する際に、ゲストについての方 針を決めておくことで、後の問題を回避できると思います。

開催地

理想的には、メンバーのアクセスの良い場 所、もしくは、メンバーが行きたいと思う場 所が良いでしょう。会議に相応しい場所であ り、ケータリングなどのサービスが受けられ ることも重要な要素です。きちんとしたラン チをとるグループもありますし、ビュッフ ェ・スタイルにして仲間との交流を重視する

グループもあります。 最近ではバーチャル・ミーティングの GoToMeetingなどを活用するグループもありま す。年数回はバーチャルで、年に一回は実際  に全員集うというグループもあります。バー  チャル・ミーティングは非常に有効ですが、 実際に人が集うイベントで得られるエネルギ ーやコミットメント、感覚などに勝るものは ありません。

頻度

地理的なこと、そして予算も重要な要素になり ます。同じ地域のメンバーによるスタディ・グ ループであれば、毎月のミーティングも可能か もしれませんが、遠方のメンバーがいる場合は 年に1回程度ではないでしょうか。年に1回のグ ループは宿泊を伴う会議を開催する例も多いよ うです。

娯楽の要素

遠くからメンバーが集まる場合は、若干の娯 楽の要素も必要です。ディナーなどでの話や 情報交換は勉強会としてのアジェンダにはな い効果があるでしょう。

 

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