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Determinar el formato y el contenido de la reunión del grupo de estudio

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Desde crear una agenda hasta decidir cuándo y dónde reunirse, hay muchas decisiones que entran en juego después de formar un grupo de estudio.

Agenda

Desarrollar una agenda proporciona una pista sobre la que corra la junta y permite a los miembros mantener el control de la misma. En su agenda, incluyan el tiempo de cada punto, a fin de que la junta fluya ágilmente y los miembros no se vayan por tangentes. Envía la agenda de la junta al menos siete a diez días previos a la junta, para que los miembros tengan tiempo de prepararse.

Contenido

Los grupos de estudio pueden asignar a sus miembros como líderes de contenidos durante la junta, o tener oradores externos (en vivo, o por audio o video), o una mezcla de ambas opciones. No hay sólo una forma correcta o equivocada de conducirla; depende de los objetivos del grupo de estudio. Considera explotar las ideas de los miembros de tu grupo, permitiéndoles contribuir en alguna junta de ideas, donde cada miembro tenga 5 minutos para compartir una idea. De manera alterna, un miembro con alguna especialización, puede manejar un tema de valor para el grupo en una sesión de 30 minutos, o puedes tener una mezcla de ambas opciones. Considera el valor que emana de compartir errores o fracasos, junto con los casos de éxito. Una fórmula sencilla a seguir es que todos los miembros estén preparados para discutir lo siguiente:

  • n Algo que esté funcionando muy bien
  • n Algo con lo que necesitas ayuda
  • n Un recurso (como puede ser un blog, producto, servicio, podcast) que tú consideres que pueda ayudar a los demásen el grupo

Los oradores externos o las presentaciones grabada deben seleccionarse con esmero. Algunos grupos han encontrado que las presentaciones de vendedores son una manera fácil de reducir los costos de una junta, y a la vez, conocer algún nuevo producto, servicio o proveedor. Sin embargo, no todos los grupos desean incluir este tipo de contenido.

Otros incluyen profesionales externos, tales como centros de influencia, para instruir al grupo. Cuando contraten a un orador externo, cerciórense de que hablen del tema, aleccionándolos sobre el propósito del grupo y el nivel de experiencia que tienen los miembros sobre el tema a tratar.

Invitados

Sólo se debe permitir tener invitados si hay un consentimiento unánime en el grupo. Algunos grupos de estudio permiten a los miembros tener invitados una vez al año; otros, sólo permiten un invitado, si dicho individuo es candidato a miembro. En términos ideales, las reglas relativas a invitados deben establecerse y convenirse desde la fundación del grupo, y deben consignarse en los estatutos, para evitar malos entendidos.

Ubicación

La ubicación debe ser equidistante a todos los miembros, o ser un sitio donde a los miembros les dé gusto viajar. Es igualmente importante cerciorarse de que el sitio se conducente para una junta de calidad y que los servicios de alimentos sean adecuados. Algunos grupos de estudio tienen una comida con servicio a la mesa; otros prefieren bufet, para poderse atender solos, mientras continúan con sus discusiones. Algunos grupos de estudio se reúnen virtualmente, vía GoToMeeting, o algún proveedor semejante, ya sea para sus juntas o entre las juntas que sostendrán en persona.

El consenso general es que las juntas virtuales no logran los mismos niveles de energía a y compromiso, como en las juntas en persona.

Frecuencia

La frecuencia de las juntas depende de la diversidad geográfica y sensibilidad presupuestaria de los miembros del grupo de estudio. Los grupos de estudio locales podrían  juntarse en persona con la frecuencia de una vez al mes, mientras que los grupos más distantes tal vez podrían verse sólo una vez al año. Aquellos que se juntan con menor frecuencia suelen extender la junta varios días.

Actividades sociales

Cuando los miembros de un grupo de estudios viajan una gran distancia para juntarse, algunos disfrutan programar actividades sociales, tales como cenas que permiten un tiempo para socializar. Este tiempo ya designado, permite a los miembros ponerse al corriente, sin perturbar o interrumpir los temas formales de negocios de la agenda.

 

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