Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Tổ chức cuộc họp trực tuyến tốt hơn

Jerry Soverinsky

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

MDRT đưa ra những vấn đề cần ưu tiên cân nhắc để thu hút tối đa sự tham gia của mọi người vào cuộc họp trực tuyến.

Sau khi tham gia rất nhiều cuộc họp trực tuyến, tôi có thể mạnh miệng tuyên bố rằng hai cụm từ “cuộc họp trực tuyến” và “tuyệt vời” chẳng bao giờ đi đôi với nhau cả, trừ khi trong ngữ cảnh sau: “Cuối ngày hôm nay sẽ có cuộc họp trực tuyến. Ồ, tuyệt thật". (Tất nhiên, thật ra bạn muốn nói: “Tôi muốn lấy cái nĩa đâm vào đùi quá. Nhiều phát luôn.”)

Sở dĩ có rất ít cuộc họp trực tuyến thú vị là bởi vì thực tế hầu như chẳng có cuộc họp nào hay cả. Chấm hết. Tất nhiên, có những cuộc họp đạt hiệu quả cao hoặc cuộc họp quan trọng và thậm chí rất vui nhộn, nhưng tựu chung lại, cuộc họp thành công nhất là cuộc họp ngắn gọn. Một cuộc họp trực tuyến diễn ra với đường truyền internet chập chờn và máy tính giật cục, cũng có thể khiến khách hàng tiềm năng thất vọng. Cần phải lưu ý rằng, ngoài việc gặp gỡ khách hàng và khách hàng tiềm năng, bạn còn có thể trò chuyện qua video với những người có tầm ảnh hưởng có thể trở thành đối tác của bạn trong tương lai, tham khảo ý kiến của các thành viên MDRT và cập nhật tình hình công việc của nhân viên từ xa.

Dẫu sao, dịch bệnh COVID-19 đã biến các cuộc họp trực tuyến trở thành phương pháp duy nhất để tương tác nhóm theo thời gian thực theo giờ đã định, do vậy bạn nên làm quen với phương thức này. Để tổ chức một cuộc họp trực tuyến hoặc tham gia cuộc họp do đồng nghiệp tổ chức một cách hiệu quả nhất, bạn cần ưu tiên cân nhắc những vấn đề sau:

Bạn có nghe thấy tôi nói không? Tại sao không?!

Tùy vào chế độ cài đặt riêng tư và bảo mật trên máy tính, khi bạn tham gia cuộc họp qua Zoom, micro có thể mặc định ở chế độ tắt tiếng. Hãy chú ý lắng nghe khi tham gia cuộc họp; Zoom sẽ hướng dẫn bạn cách bật micro (gợi ý: *bật mic cho 6 người như tuần trước). Tin tôi đi: Dù bạn có hét to đến đâu, đồng nghiệp cũng sẽ không nghe thấy cho đến khi bạn bật mic.

Hiện màn hình chứ không phải khoe kiểu tóc

Mặc dù chúng ta thường cho hiện video thu nhỏ của mọi người tham gia cuộc họp, nhưng người tham gia có thể thấy cách này hơi phiền toái và không cần thiết — nhất là khi đại dịch COVID-19 khiến các thói quen sinh hoạt thường nhật … bị đảo lộn. Không nên yêu cầu mọi người tham gia cuộc họp phải bật video tự quay họ. Nếu bạn là người trình bày và muốn để mọi người nhìn thấy mình thì bạn có thể làm vậy. Khi cần đóng góp ý kiến thì chỉ cần lên tiếng là đủ.

Quan trọng là đúng lúc

Lựa chọn thời gian thích hợp cho tất cả mọi người rất khó, nhất là với các nhóm có thành viên ở nhiều nơi. Tôi thường áp dụng quy tắc không họp trước 8 giờ sáng đối với người ở múi giờ muộn nhất và không họp sau 5 giờ chiều đối với người ở múi giờ sớm nhất. Nếu không thể áp dụng quy tắc đó (người tham gia ở cách xa nhau hơn sáu tiếng), hãy gửi video cuộc họp đã được ghi lại cho những người không thể tham dự.

Tổ chức tốt cuộc họp

Tuyệt đối không tiến hành cuộc họp ngẫu hứng. Hãy chuẩn bị sẵn đề cương hoặc các điểm chính và tuân thủ chặt chẽ lịch trình đã định. Nếu có thể, bạn hãy thêm hình ảnh phù hợp và thu hút sự chú ý. Việc này sẽ thu hút tối đa sự chú ý của người tham gia.

Chỉ thế thôi sao?! Đúng thế!

Cuối cùng: Hãy trình bày Ngắn Gọn. Nếu bạn có thể trình bày đề cương cuộc họp trong 25 phút bạn cũng có thể dễ dàng rút ngắn xuống còn 15 phút. Mặc dù các đồng nghiệp có thể hỏi thăm nhau trong cuộc họp, nhưng người tham dự sẽ thích khi đi thẳng vào công việc hơn và bỏ qua mấy chuyện xã giao. Hãy trao đổi mấy câu chuyện phiếm qua tin nhắn hoặc đăng lên tmạng xã hội; đặc biệt trong cơn khủng hoảng do dịch bệnh COVID-19 gây ra, ai cũng bận rộn khi vừa phải cố gắng làm việc vừa lo cho cuộc sống. Mọi việc bạn làm để giảm thiểu họp nhóm sẽ khiến mọi người có thiện chí hơn.

Tất nhiên còn nhiều vấn đề khác cần phải cân nhắc, nhưng những gợi ý trên sẽ giúp bạn bước đầu tổ chức thành công một cuộc họp trực tuyến.

Bài viết này đã đăng trên trang Blog MDRT.

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments