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舉辦更高效的視像會議

Jerry Soverinsky

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百萬圓桌闡述了提高視像會議參與度的首要考慮事項。

在參加過多次視像會議之後,我可以說人們很少在同一句話中使用「太好了」來形容「視像會議」,除非這句話是「今日晚些時候會有一個視像會議。噢,太好了。」(當然,您的真實意思是「我想用叉子戳自己的大腿。很多次。」)

很少有很好的視像會議的原因是很少有很好的會議。就是這樣。當然,這裏有富有成效的會議、重要的會議,甚至是有趣的會議,但歸根究底,最好的會議是快速的會議。再加上虛擬出席帶來的互聯網故障和電腦故障,嗯,成效充其量可能會令人失望。記住,除了與客戶和準客戶進行會議,您還可以與未來可能合作的影響力中心進行視像聊天,向百萬圓桌會員請教,向遠程工作的員工傳達最新事項。

儘管如此,在可預見的未來,COVID-19 使視像會議成為唯一的實時團隊互動方法,所以您最好習慣這種方式。為了在自己舉辦視像會議或參加同事主持的視像會議時,最大程度地提高效率,我們提供以下幾點建議:

您能聽到我說話嗎?為甚麼聽不到?!

根據您電腦上的私隱和安全設定,當您參加 Zoom 會議時,咪高峰可能預設為靜音。參加會議時仔細聆聽;Zoom 將為您提供取消靜音的指示(提示:*截至上星期有 6 個人使用手機時遇到此問題)。相信我:無論您喊得有多大聲,同事都聽不到您的聲音,直到您把電話連線取消靜音。

展示桌面,而不是髮型

雖然在您的通話中加入每個人的縮略視像似乎是友好的,但與會者可能會覺得這種做法很冒昧且不必要,特別是在 COVID-19 大流行期間淋浴/沐浴的習慣…嗯…會不一致。不強制要求每個與會者使用視像自拍組件。如果您作為主持人想讓與會者看到您,沒問題。如果需要大家的意見,口頭回答就足夠了。

時間就是一切

特別是對於地理位置分散的團隊,為所有人選擇方便的時間很有挑戰性。我通常遵循這樣的原則:最晚時區不早於 8:00,最早時區不晚於 17:00。如果這無法實現(參與者的時區間隔超過 6 個小時),為不能參加的人提供錄製的視像會議。

保持條理性

避免即興的視像會議。提前準備大綱或談話要點,嚴格按照您的時間表來進行。可能的話,使用相關、吸引人的視覺效果。這有助於最大程度地提高與會者的參與度。

就這樣?!是的!

最後:保持。事情。簡潔。很有可能,如果您能在 25 分鐘內敘述完內容大綱,就能在 15 分鐘內講完同樣的內容。雖然學院式的玩笑似乎是合適的,但與會者會更希望去除瑣事,開始談正事。把閒聊留到短訊或社交媒體上;特別是在 COVID-19 危機期間,人們忙於平衡工作和個人生活。您應儘可能減少小組會議的次數,以建立長期友好關係。

當然,還有許多其他的考慮因素,但是以上的考慮事項可以幫助您舉辦成功的視像會議。

本文最早發佈於百萬圓桌網誌

 

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