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举办更高效的视频会议

Jerry Soverinsky

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百万圆桌说明了提高视频会议参与度的首要考虑事项。

在参加过多次视频会议之后,我可以说人们很少在同一句话中使用“太棒了”来形容“视频会议”,除非这句话是“今天晚些时候有一个视频会议。哦,太棒了。”(当然,您的真实意思是“我想用叉子戳自己的大腿。很多次。”)

很少有很棒的视频会议的原因是很少有很棒的会议。就是这样。当然,这里有富有成效的会议、重要的会议,甚至是有趣的会议,但归根结底,最好的会议是快速的会议。再加上虚拟出席带来的互联网故障和电脑故障,嗯,成效充其量只可能令人失望。记住,除了与客户和准客户会面,您还可以与未来可能合作的影响力中心进行视频聊天,向百万圆桌会员请教,向远程工作的员工传达最新事项。

尽管如此,在可预见的未来,COVID-19 使视频会议成为唯一的实时团队互动方法,所以您最好习惯这种方式。为了在自己举办视频会议或参加同事主持的视频会议时,最大限度地提高效率,我们提供以下几点建议:

您能听到我说话吗?为什么听不到?!

根据您计算机上的隐私和安全设置,当您参加 Zoom 会议时,麦克风可能默认为静音。参加会议时仔细倾听;Zoom 将为您提供取消静音的指导(提示:*截至上周有 6 人使用手机时遇到此问题)。相信我:不管您喊得有多大声,同事都听不到您的声音,直到您把电话连线取消静音。

展示桌面,而不是发型

虽然在您的通话中加入每个人的缩略视频似乎是友好的,但与会者可能会觉得这种做法很冒昧且不必要,特别是在 COVID-19 大流行期间淋浴/沐浴的习惯……嗯……不一致。不强制要求每个与会者使用视频自拍组件。如果您作为主持人想让与会者看到您,没问题。如果需要大家的意见,口头回答就足够了。

时间就是一切

特别是对于地理位置分散的团队,为所有人选择方便的时间很有挑战性。我通常遵循这样的原则:最晚时区不早于 8:00 点,最早时区不晚于 17:00 点。如果这无法实现(参与者时区间隔超过 6 个小时),为不能参加的人提供录制的视频会议。

保持条理性

避免即兴视频会议。提前准备大纲或谈话要点,严格按照您的时间表来进行。可能的话,使用相关、吸引人的视觉效果。这有助于最大限度地提高与会者的参与度。

就这样?!是的!

最后:保持。事情。简洁。很有可能,如果您能在 25 分钟内叙述完内容大纲,就能在 15 分钟内讲完同样的内容。虽然学院式的玩笑似乎是合适的,但与会者会更希望去掉琐事,开始谈正事。把闲聊留到短信或社交媒体上;特别是在 COVID-19 危机期间,人们忙于平衡工作和个人生活。您应尽可能减少小组会议的次数,以建立长期友好关系。

当然,还有许多其他的考虑因素,但是上面的考虑事项可以帮助您举办成功的视频会议。

本文最早发布于百万圆桌博客.

 

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