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성공적인 화상회의 준비하기

제리 소버린스키(Jerry Soverinsky

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MDRT에서는 화상회의 참여도를 극대화하는 데 필요한 주의사항을 공유합니다.

화상회의에 수도 없이 참가해본 결과, 저는 “훌륭하다”와 “화상회의”라는 말이 서로 어울릴 수 없다는 것을 깨닫게 되었습니다. ‘오늘 오후에 화상회의가 있네. 훌륭하군.’이라는 문장만 예외입니다. (여기서 ‘훌륭하다’는 말은 ‘고구마 10개 먹은 것처럼 답답하다’는 뜻입니다.)

훌륭한 화상회의가 거의 없는 이유는 훌륭한 회의라는 것이 드물기 때문입니다. 그렇습니다! 물론, 생산적인 회의나 중요한 회의, 심지어 재미있는 회의도 있겠지만 그래도 최고의 회의는 짧은 회의입니다. 잠재 고객의 경우 화상회의에 인터넷이나 컴퓨터 문제까지 더해지면 여러 모로 실망할 수도 있습니다. 고객이나 잠재 고객은 상담 미팅뿐만 아니라 화상 채팅을 통해서도 만날 수 있습니다. 향후 파트너가 될 수 있는 영향력 있는 사람들과 대화를 나눌 수도 있고, MDRT 동료 회원들의 머리를 빌릴 수도 있으며, 멀리 있는 직원들과 현 사안들을 공유할 수도 있습니다.

코로나 바이러스의 확산으로 화상회의가 가까운 미래에 실시간 대화, 조직 내 양방향 소통을 위한 유일한 방법으로 자리잡게 되었으니 여러분도 익숙해져야 할 것입니다. 화상회의를 직접 주최하거나 참석할 때, 효율성을 극대화하려면 다음 내용을 기억하시기 바랍니다.

지금 내 목소리가 들려요? 왜 안 들려요?!

컴퓨터의 개인 정보 및 보안에 관한 설정에 따라 여러분이 Zoom 컨퍼런스에 참석할 때 기본 마이크가 음소거 상태로 되어 있을 수 있습니다. 회의에 참석할 때는 주의 깊게 경청하십시오. Zoom을 통해 음소거를 해제할 수 있습니다(힌트: 지난 주 기준, 전화기의 *6). 잊지 마십시오. 여러분이 아무리 소리를 질러도 음소거를 해제하지 않으면 동료들에게 들리지 않습니다.

얼굴이 아니라 화면을 공유하십시오

회의에 참석하는 모든 사람들을 썸네일 영상으로 공유할 수도 있지만 참석자들은 불필요한 사생활 공유라고 여기고 달갑지 않게 생각할 수도 있습니다. 특히 코로나 바이러스가 난무하는 이 시기에는 샤워나 목욕을 예전만큼 하지 않을 수도 있겠지요. 모든 참석자에게 영상을 의무화하지 마십시오. 회의를 주최하는 여러분만 제대로 보이면 됩니다. 소통이 필요하면 대화를 하면 됩니다.

타이밍이 전부입니다

특히 다국적 팀의 경우, 모두에게 편리한 시간을 선택하기가 힘듭니다. 제가 정한 규칙은 가장 늦은 시간대에서는 오전 8시 이후, 가장 빠른 시간대에서는 오후 5시 이전에 회의를 한다는 것입니다. 이렇게 안 된다면 (참석자들의 시차가 6시간 이상인 경우), 화상회의를 녹화하여 참석하지 못하는 사람들에게 공유하도록 합니다.

체계적이어야 합니다

준비 없이 화상회의를 열면 안 됩니다. 사전에 안건이나 주제를 준비하고 일정을 조율하십시오. 가능하면 효과적인 관련 이미지도 준비하십시오. 이렇게 하면 참여도를 극대화할 수 있습니다.

준비됐나요? 좋습니다!

마지막으로, 간결하게 진행하십시오. 주제를 전하는데 25분이 걸린다면 같은 내용을 15분 안에 전할 수도 있습니다. 유행하는 농담들로 재미있게 진행할 수도 있겠지만 참석자들은 현실적인 것, 업무에 직접 관련되는 것을 더 선호합니다. 문자 메시지와 소셜 미디어에 활용할 수 있도록 채팅 내용을 저장하십시오. 코로나 바이러스 위기를 겪으면서, 사람들은 일과 개인의 삶이 뒤엉켜 정신이 없습니다. 그렇다고 그룹 회의를 최소화하면 신뢰 관계를 쌓는 데에는 더 오랜 시간이 걸릴 수도 있습니다.

다른 주의사항도 있지만 앞서 말씀 드린 내용을 기억한다면 성공적인 화상회의에 한 걸음 더 다가갈 수 있을 것입니다.

출처: MDRT Blog

 

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