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Web会議のコツ

Jerry Soverinsky

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MDRTから効果的なWeb会議を開催するコツを紹介します。

私はこのところ数えきれないほどのWeb会議に参加しています。その経験から、greatとWeb会議をひとつの文に同居することはあり得ないと感じています。唯一の例外は「今日はこのあとWeb会議がある。Oh, great」でしょうか。(当然ながらこの場合のgreatは、ももにフォークを突き立てたいほどという皮肉です)

素晴らしいWeb会議がほとんどないのは、そもそも優れた会議が少ないからです。説明は不要でしょう。大事な会議も生産的な会議も、中には楽しい会議もあるかもしれませんが、良い会議の必須条件は短いことです。バーチャル会議にはインターネットの不具合、コンピュータのしゃっくり、そして参加者がそもそもイケテないということがあります。なお、クライアントや見込客との面談に加えて、この機会に将来パートナーになっていただきたい未来の後援者や、頭のいいMDRT会員の仲間、リモートで働いているスタッフとの打ち合わせもあります。

この度のCOVID-19 コロナ騒動のおかげでWeb会議はリアルタイムで複数がコミュニケーションをとるほぼ唯一の手段となりましたので、この機会に取り扱いに慣れておく必要があります。ご自分が会議のホストの場合と、誰かのWeb会議に参加する際に、覚えておいていただきたいポイントを記載します。

聞こえますか?なぜ?

プライバシーやセキュリティ設定にもよりますが、一般的にZoom会議の初期設定はマイクがミュートになっています。ミーティングに参加したら注意深く聞く。Zoomはミュートの解除方法を通知します(ヒント: 先週までは電話の*6でした)。ミュートを解除するまでは、どんなに大声で叫んでも会議参加者にあなたの声は聞こえません。

髪型よりデスクトップを見せる

参加者全員の顔を画面に表示することが多いと思いますが、中には顔を出したくない方もいらっしゃいます。またCOVID-19の自宅待機中は生活のパターンが変わっていることも配慮してください。全員が顔出しをする必要はありませんし、強要しないことをお勧めします。プレゼンテーションをする方と司会をする方はぜひカメラをオンにしてください。言葉での意思表示があれば十分です。

タイミングがすべて

メンバーが各地に分散している場合に、全員に都合の良い時間を見つけることが難しいかもしれません。時差がある場合は現地時間の朝8時から夕方5時までの時間帯に会議を設定することをお勧めします。それができないほどの時差がある場合、参加できない方にはWeb会議の録画を提供するという方法があります。

整理整頓

思い付きでWeb会議を開催してはいけません。会議の前にトーキング・ポイントをまとめ、スケジュールに沿って進めることが大事です。できれば、アピール力のある資料を添えてください。参加者の注意や興味を引くことが大事です。

それだけ?Yes!

最後に: Keep. Things. Brief.『短く』。例えばWeb会議で25分かけて伝えられるメッセージは、ちゃんと準備すれば15分で伝えられます。仲間との雑談や冷やかしも必要だと思う人もいますが、ほとんどの人は俗世のゴタゴタよりさっさと仕事を終わらせたいと思っています。おしゃべりやコメントはソーシャル・メディアに任せてください。COVID-19で在宅勤務をしている方々は仕事とプライベートのすみわけに苦労しているはずです。グループ会議を最低限にすることで長期的には感謝されることでしょう。

他にもたくさんご検討いただきたいことはありますが、優れたWeb会議にする第一歩としては上記をお勧めします。

この記事のオリジナルはこちら MDRT Blogに掲載されました。

 

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