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在浴袍和拖鞋背後:在家工作的生存技能

Kate Zabriskie

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想要活用遙距辦公,您需要嘗試一些最佳實踐。

主動或被動在家工作會帶來一系列獨特的機遇和挑戰。如果您是遙距辦公的新手,可能會發現,若沒有紀律約束,您會在遠遠晚於正常外出工作的時間才起床,並且會出現一些在辦公室最糟糕的一天中都不會表現出來的行為。

一開始,您可能會喜歡這樣一兩天晚起的日子,穿著睡衣直到中午。但是,很少有專業人士會長期熱衷於長期過這種樹懶般的生活。想要充分利用遙距辦公,您需要掌握一些最佳實踐。

創建並遵守例行日程

您需要明白,遙距辦公需要自律。從早上 5 點起床,變成 9 點起床,再接著變成 10 點起床,這是一種走向災難的模式。您應加入上班時間並堅持下去,另外亦需確保有定期休息。您需要吃東西,也需要站起來走一走,做做伸展運動。還需要在工作時間結束後停止工作。除非您的工作需要在夜間完成,否則在午夜查看電郵不是好主意。您需要建立心理邊界,將工作和家庭分開。

學習新技術並利用原有的技術

在遠距離工作中,您應該學習如何使用流行的網絡會議軟件,學習如何自然地面對攝影機並為定期的線上面議做好準備。世界正在向虛擬會議室轉變,所以您需要知道如何在這樣的空間中進行操作。「我不喜歡上鏡」、「我不是技術人員」以及「我只會打電話」,這些都是讓您落後於人的借口。事實是,沒有人會在網絡攝影機前表現出最好的狀態。另一個事實是,面部表情、肢體語言及其他視覺提示也是交流的重要組成部分。如果沒有這些,交流中總會有所缺失。[Read more in "Building better video conferences."]

除了掌握視像會議,還可以考慮再購買一兩個螢幕(如果您只使用單螢幕的話)。尤其是在沒有高速打印機,且不得不在屏幕上閱讀大量文檔(平時這些文件會在辦公室打印出來)的時候,這會很有幫助。

保持聯繫

雖然獨自工作可以節省時間,但是在日常互動中缺少閒聊也會影響您與同事的關係。要解決這個問題,您需要在和同事的溝通中著意安排一段這樣的互動時間。

在工作日中留出幾分鐘時間和同事們聯繫一下。手頭上的項目並不需要開會嗎?那就可以考慮安排一次虛擬午餐會。有些人會在某天醒來時感到孤獨,通常是因為沒有合適的聯繫計劃。在您開始想念他人之前,為定期的社交互動做好準備。

尋找機會

如果您正在家工作,並且發現手頭上還有多餘的時間,那就是時候主動去學習一些新技能了。您所能做的任何可以增進知識、工作實踐或專業人脈的事情,都可能在日後對您有所幫助。

  1. 考慮為自己制定一個教育計劃。例如,不要只會在 PowerPoint 裝裝樣子,而是學習如何使用投影片母版、範本和其他功能,這樣您便能讓每個工具充分發揮創作者心目中的效果。
  2. 尋找提高工作效率的方法。是時候整理電郵系統了嗎?建立規則、活用文件夾以及一勞永逸地將電子通訊收歸您的控制之中,這些行動能夠為您帶來效益嗎?當然能夠,但是需要花費時間。如果您有多餘的時間,那就趕快行動吧。
  3. 上網擴展您的業務網絡。整理您的 LinkedIn 資料,並開始建立聯繫。尋找昔日的同伴、同學和同事。您永遠不知道自己的努力會在將來為您和其他人帶來甚麼益處。

做好準備

在家工作意味著您必須更加自力更生。例如,遇到技術問題時,採取一點預防措施便可以起到很大作用。

先從基本功的著手,想想您需要甚麼文件和工具來完成工作。例如,您有雲端備份嗎?您是否有遙距存取軟件,以便在遇到障礙時,IT 人員可以為您提供協助?

遵守例行日程、利用技術、加強溝通、留出成長的時間並為不確定性做準備,這五種方法可以幫助您活用在家工作的時間。

Kate Zabriskie 是 Business Training Works Inc. 的總裁,這是一間總部位於 Maryland(馬里蘭州)的人才培訓公司。她與其團隊協助企業制定客戶服務策略和培訓企業員工,幫助他們達到既定目標。如需瞭解更多資訊,請瀏覽businesstrainingworks.com

本文最早發佈於百萬圓桌網誌

 

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