Select Language

Check Application Status
en

Resource Zone

Khoảng lặng tại nơi làm việc

Juliet Funt

Rate 1 Rate 2 Rate 3 Rate 4 Rate 5 0 Ratings Choose a rating
Please Login or Become A Member for additional features

Note: Any content shared is only viewable to MDRT members.

Chúng ta đang ở một thời đại bận rộn liên tục và mọi người hiếm khi dành thời gian để tạm ngưng hay suy nghĩ. Trong phiên họp này, Funt muốn bạn hãy tự hỏi liệu có bạn có thể từ bỏ điều gì và bạn được lợi bao nhiêu khi chỉ dành rất ít thời gian để tìm kiếm hành động và kiểm soát. Khi nói đến việc tạm ngưng một cách có chiến lược trong khoảng lặng, một thay đổi nhỏ cũng có thể gây tác động lớn.

Tôi có ba cậu con trai tuyệt vời, hiếu kỳ, với đôi mắt xanh. Cả ba đứa đều sinh tại Trung tâm y tế Cedars-Sinai ở Beverly Hills, California. Cedars-Sinai là trung tâm hiện đại và cao cấp, nơi sinh con tự nhiên chỉ đơn thuần như việc không trang điểm. Đúng là vậy. Đó là khu thai sản hạnh phúc nhất trên đời. Không mồ hôi, không tiếng la hét; mọi người được truyền nước biển với bông mimosa.

Vì vậy, chúng tôi bồng những cậu con trai bé bỏng, đặt chúng vào chiếc ghế xe hơi nhỏ xíu và đưa chúng về nhà. Bọn nhỏ bắt đầu tập bò, tập đi và tập nói chuyện, và lũ con trai của tôi cũng nói rất nhiều. Sau đó, chúng chơi một trò gì đó gọi là vòng lặp trẻ em. Đó là khi một đứa bé chọn một cụm từ và nói đi nói lại, nói đi nói lại cho đến khi bạn muốn chết. Chúng tôi nghỉ phép một ngày và quan sát cậu con trai cả, Jake, nói chuyện một cách đáng yêu qua ngân hàng, rồi sau đó là qua siêu thị.

Sau đó, chúng tôi lên xe, rồi thằng bé thấy một cái gì đó và bắt đầu lặp đi lặp lại: “Mẹ ơi, xe cứu hỏa đỏ. Mẹ ơi, xe cứu hỏa đỏ. Mẹ ơi, xe cứu hỏa đỏ. Mẹ ơi, xe cứu hỏa đỏ.” Một ngày nọ, tôi tự nghĩ, Ôi trời ơi, ngày nào thằng bé cũng nói liên tục, và nếu lúc nó ngưng lại để thở thì nó muốn tôi sẽ đáp lại ngay lập tức. Sau đó tôi chợt hiểu ra và tự nói với mình, Ngày nào thằng bé cũng nói liên tục, nếu lúc nó ngưng lại để thở thì nó muốn tôi sẽ đáp lại ngay lập tức. Ồ, đó chắc hẳn là những gì chồng tôi cảm thấy từ ngày chúng tôi gặp nhau.

Vì vậy, tôi trở về nhà và gặp người chồng ngọt ngào của mình, Lorne. Tôi ngồi xuống ngay cạnh anh ấy trên chiếc đi văng và nói, “Anh yêu à, hồi nãy lúc em lái xe chở Jake, em chợt có suy nghĩ này. Em nghĩ đó chắc hẳn là những gì anh cảm thấy từ ngày chúng ta gặp nhau.” Đôi mắt anh ấy bỗng nhòe đi, anh ấy nhìn lên trần nhà và nói, “Tạ ơn Chúa Giê-xu.” Chúng tôi là người Do Thái.

Bây giờ là sự thật. Tôi sẽ nói với bạn rằng đàn ông chịu đựng sự im lặng trong cuộc trò chuyện giỏi hơn phụ nữ—những khoảng trống nhỏ, thời gian xen kẽ. Nhưng gần đây, chúng ta đang trở nên ít thoải mái với những khoảnh khắc cuộc sống mà chúng ta không muốn lấp đầy và sẵn sàng cho những gì sắp đến. Sự kết nối giữa chúng ta vẫn vậy. Lịch trình thì dày đặc. Đầu óc thì quá tải và sự tạm ngưng đang trở thành ký ức.

Bây giờ, chúng ta đang dần đóng góp nhiều hơn cho các hoạt động kết nối liền mạch. Nhưng nếu chúng ta lùi lại thì sẽ thấy rằng thời gian của chúng ta cũng không bớt bị tấn công hơn. Những cuộc họp, email và điện thoại thông minh-vật bất ly thân-đang gặm nhấm thời gian của chúng ta, và hậu quả là lực lượng lao động của Mỹ đã quá kiệt sức, đến mức họ thuộc về quầy thức ăn ở hội chợ.

Sự đổi mới và sáng tạo đang dần khô héo trước sự giả vờ bận rộn của chúng ta. Khi ở nhà, các thành viên trong gia đình gặp khó khăn trong việc kết nối với nhau vì người lớn làm rất nhiều việc trong bữa tối, bị trói buộc vào văn phòng bằng sợi dây vô hình. Bởi vậy, bọn trẻ cảm thấy cô đơn và chạy theo chiếc màn hình ấm áp của riêng chúng.

Đây là bức tranh đáng lo ngại về những gì chúng ta gọi là “văn hóa của sự tham lam vô độ”, nơi không có gì khiến chúng ta cảm thấy thỏa mãn. Văn hóa chạy đua và tham lam vô độ này đã biến ngày làm việc bình thường thành cuộc chạy nước rút của sự bận rộn phản ứng, và đó là vấn đề vô cùng lớn. Bởi vì khi những người tài năng không có thời gian để suy nghĩ thì kinh doanh chắc chắn bị ảnh hưởng.

Tôi thách bạn. Tôi thách bạn nhớ được lần cuối mà bạn bắt gặp ai đó đang nghĩ về nơi làm việc của bạn là khi nào? Rồi bạn sẽ làm gì nếu bạn đi quanh khu phố và bắt gặp họ đang ngân nga? Bạn sẽ gọi một nhân viên y tế? Bạn sẽ báo cho giới truyền thông? Chúng ta không thấy thoải mái khi phải suy ngẫm, mặc dù sự suy ngẫm làm thay đổi mọi thứ. Ở mọi nơi chúng ta đi tới— tài chính, dược phẩm, chăm sóc sức khỏe, bán lẻ — đều giống nhau. Chạy đua, chạy đua suốt cả ngày.

Thật buồn cười, nhưng chi phí là bao nhiêu? Bạn tốn bao nhiêu tiền? Công ty hoặc tổ chức của bạn tốn bao nhiêu tiền trong việc sáng tạo, năng suất và tham gia?

Vậy chúng ta ở đâu trong tình trạng liên tục quá tải và ngày càng quá tải này? Vâng, tôi sẽ nói bạn nghe.

Bạn biết khoảnh khắc đó trong phim hoạt hình Wile E. Coyote khi anh ta chạy khỏi vách đá, và rồi có khoảnh khắc này, khoảnh khắc duy nhất anh ta lơ lửng một cách kì diệu trong không trung, và anh ta có thể lựa chọn hoặc là quay trở lại vách đá hoặc là rơi xuống lòng sông phía dưới? Đó là nơi chúng ta đang ở. Trong thời điểm đặc biệt này, chúng ta có thể chọn quăng chiếc khăn tắm đi và nói, “Công việc chỉ cần được làm như thế này thôi,” hoặc chúng ta có thể tìm kiếm một giải pháp mới và khả thi. Tôi cũng có một giải pháp cho bạn.

Thành phần bí mật của giải pháp này được gọi là “khoảng lặng”. Vậy khoảng lặng là gì? Vâng, khoảng lặng là sự tạm ngưng có tính chiến lược giữa các hoạt động. Dù là nửa giây, một giây, ba giây, hay nửa giờ thì sự tạm ngưng này luôn quấn lấy chúng ta suốt một ngày bận rộn, tạo thêm sự sáng tạo và lôi kéo vô cùng lớn. Chúng là oxy cho phép mọi thứ khác bắt lửa. Bây giờ, bạn cần sự tạm ngưng trong lịch trình của mình, nhưng không hẳn là không có gì xảy ra vì trong khoảng lặng, tâm trí sẽ thức tỉnh.

Trên thực tế, nếu não của bạn được chụp cộng hưởng từ (MRI) trong thời gian tạm ngưng này thì bạn sẽ thực sự nhìn thấy hoạt động phức tạp và tuyệt vời trong mạng lưới thần kinh mặc định của trí óc bạn. Hoạt động này được liên kết đến sự tự thị, đến nội tâm, đến trí nhớ và sự sáng tạo trong lúc tạm ngưng.

Thuật ngữ đến từ việc nhìn vào khoảng trắng trên lịch và nhận ra rằng mọi thứ hoạt động tốt hơn vào những ngày có nhiều khoảng trắng đúng nghĩa. Bây giờ, bạn có thể sẽ lo lắng, sẽ nghĩ rằng khoảng lặng là một thứ khác nữa mà bạn phải thích nghi, giống như cố gắng thích nghi với việc tập thể dục. Nhưng không phải vậy.

Hôm nay, chúng ta sẽ học cách giảm bớt những nỗ lực lãng phí không cần thiết trong công việc, và khoảng lặng sẽ chỉ xuất hiện như sản phẩm phụ tự nhiên. Vì vậy, trước khi tôi chỉ cho bạn cách có được khoảng lặng thì điều đầu tiên chúng ta phải làm đó là lùi lại [để có cái nhìn toàn cảnh]. Chúng ta phải là người đầu tiên hiểu cách khoảng lặng bị lấy khỏi mình như thế nào. Bởi vì nếu bạn không hiểu được cách lấy và điều kiện khan hiếm của nó thì bạn sẽ không bao giờ giữ được khoảng lặng mới mà tôi dạy bạn có được.

Vì vậy, một phần của vấn đề là sự tuân thủ xã hội. Chúng ta có xu hướng hướng về đám đông. Chúng ta cứ làm theo, làm theo và làm theo họ. Trong thế giới quá bận rộn, đa nhiệm và nghiện “màn hình” thì đây là những gì chúng ta trông thấy. [hình ảnh] Mọi người bắt đầu làm việc tại nhà khi công việc thực sự đã kết thúc. Rồi cả thế giới nói, “Được thôi”, và đó là một chuẩn mực mới. Mọi người bắt đầu kiểm tra email của họ liên tục trong ngày như chim gõ kiến. Rồi cả thế giới lại nói, “Được thôi”. Đó là một chuẩn mực mới, và chúng ta đang đi theo chiều hướng đó. Mọi người bắt đầu tăng tốc bên trong. Chúng ta di chuyển nhanh hơn và nhanh hơn cho đến khi lên được máy bay. Chúng ta nhét cả túi xách vào ngăn hành lý trên đầu. Chúng ta rất sợ khi để ai đó chờ đợi mình dù chỉ một giây thôi. Chúng ta cứ làm theo, làm theo và làm theo.

Nhưng tại sao chúng ta phải đi theo chiều hướng đặc biệt này? Có rất nhiều hướng để đi theo mà. Chúng ta có thể đi theo hướng 25 ngày nghỉ được trả lương (PTO) một năm. Nhưng chúng ta không làm vậy. Vâng, tôi có câu trả lời cho bạn đây. Tôi sẽ trình bày một trang thuyết trình trong vòng một giây. Sẽ hơi khó đọc nhưng tôi chỉ muốn bạn cảm nhận được sự chuyển động và phức tạp của nó. Chúng tôi đã nghiên cứu về câu hỏi tại sao sự tuân thủ có xu hướng quá tải. Sau đó chúng tôi phát hiện ra áp lực từ 33 nguồn duy nhất chính là nguyên nhân.

Chúng tôi gọi biểu đồ này là biểu đồ tấn công, cho thấy áp lực từ 33 nguồn duy nhất đều đổ xuống và đổ xuống. [hình ảnh] Những áp lực của ngành công nghiệp đổ xuống các giá trị tổ chức của bạn, các giá trị đó lại đổ xuống hành vi lãnh đạo cấp cao, hành vi đó lại tiếp tục đổ xuống, đổ xuống và đổ xuống cho đến khi người cuối cùng nhận những áp lực rắc rối và đủ loại này chính là bạn. Chúng tôi không giải quyết vấn đề đơn giản.

Bây giờ, nếu bạn nhìn vào biểu đồ này, mở tất cả các yếu tố ra và mổ xẻ chúng thì những gì bạn thấy là chúng sẽ được chia thành bốn yếu tố. Chúng tôi gọi chúng là “kẻ trộm năng suất”. Chúng là sự tiến triển, sự xuất sắc, thông tin và hoạt động. Nhưng tại sao chúng tôi lại gọi chúng là kẻ trộm? Đây là những điều tích cực. Sự tiến triển, sự xuất sắc, thông tin và hoạt động là tài sản. Bạn sẽ không làm việc ở bất cứ nơi nào không có bốn thứ này. Bạn cũng sẽ không thuê bất cứ ai không có các tài sản này.

Chúng tôi gọi chúng là kẻ trộm vì chúng có xu hướng phát triển quá mức. Khi đạt đến cực độ thì chúng trở nên không hiệu quả nữa. Sự tiến triển trở thành phát triển quá mức. Sự xuất sắc trở thành cầu toàn. Thông tin trở thành quá tải thông tin. Hoạt động trở thành sự điên cuồng. Chúng thực sự có thể khiến chúng ta rơi vào guồng quay tốc độ và áp lực, làm giảm tính hiệu quả tổng thể.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn có thêm khoảng lặng thì bạn phải học cách thiết kế sự tiến triển, sự xuất sắc, thông tin và hoạt động một cách có mục đích để chúng phải luôn phục vụ bạn. Vậy chúng ta sẽ làm điều này như thế nào? Vâng, để bắt đầu con đường mới, chúng ta cần chú ý và chỉ cần chú ý thôi. Chú ý khi sự tiến triển, sự xuất sắc, thông tin và hoạt động đang kéo bạn về phía quá tải. Bạn cũng cần chú ý sự đe dọa đến từ bên trong bạn. Nghĩa là những tên trộm cũng là những phần cốt lõi của tính cách cá nhân chúng ta, và chúng xuất hiện theo các tỷ lệ khác nhau ở mỗi người.

Tôi sẽ cho bạn một ví dụ. Tôi luôn đi đầu. Kẻ trộm đáng sợ nhất của tôi là sự xuất sắc. Tôi là một người cầu toàn có tổ chức. Nhân tiện thì tôi cũng yêu những người cầu toàn. Tôi yêu bạn, yêu chính tôi, yêu chúng ta bởi vì chúng ta chịu trách nhiệm cho rất nhiều sự xuất sắc, vẻ đẹp, nét đặc trưng và nhiều thứ khác nữa. Điều đó thật tuyệt vời. Tuy nhiên, cũng có thể là một chút quá CDO (nghĩa vụ nợ thế chấp), là OCD (rối loạn ám ảnh cưỡng chế) với các chữ được sắp xếp theo bảng chữ cái. Chúng ta thực sự quá chặt chẽ.

Hiện tại, đây là tên trộm lớn của tôi và tôi chiến đấu với nó mỗi ngày. Mỗi tên trộm có một giá trị riêng, và mỗi tên trộm có một khuyết điểm riêng. Vậy tên trộm của bạn là gì?

Bước tiếp theo trong quy trình tạo ra khoảng lặng là cài đặt các bộ lọc. Bộ lọc là cấu trúc tinh thần làm gián đoạn sự đầu hàng tự động của bạn trước những tên trộm. Tất cả bộ lọc mà tôi chỉ cho bạn hôm nay đều được cải tiến. Điều đó nghĩa là gì? Nghĩa là mục tiêu là để giải phóng, để loại bỏ những thứ không cần thiết, những việc làm không cần thiết, những hoạt động, báo cáo, ký kết, cuộc họp, email và tin nhắn. Đây là cách bạn có thể tạo ra khả năng tiếp nhận cho bản thân.

Để kích thích và lôi kéo bạn vào cách suy nghĩ này, hãy để tôi khiến bạn tưởng tượng, nếu tôi có thể lấy lại một cách thần kỳ 3 đến 8 phần trăm thời gian của nhóm bạn thì bạn sẽ để họ làm gì với nó? Bạn sẽ để họ làm gì? Bạn có thể tới đây, nhưng bạn phải cải tiến. Vì vậy, các bộ lọc cải tiến mà chúng tôi sử dụng cho khoảng lặng tại nơi làm việc có dạng bốn câu hỏi. Chúng tôi gọi đó là các câu hỏi đơn giản hóa và chúng là:

  1. Có điều gì tôi có thể buông bỏ không?
  2. Ở đâu có đủ sự đủ tốt?
  3. Điều tôi thật sự cần biết là gì?
  4. Điều gì đáng để tôi chú ý?

Tôi sẽ hứa với bạn một điều từ trái tim ngay bây giờ. Nếu bạn không nhận được gì khác từ phiên họp này ngoài bốn câu hỏi trên thì chúng cũng đủ để thay đổi vĩnh viễn và sâu sắc cách bạn làm việc. Rồi bạn sẽ thấy rằng tất cả chúng đều quay trở về với những tên trộm. Sự tiến triển cần nghe: Có điều gì tôi có thể buông bỏ không? Sự xuất sắc: Ở đâu có đủ sự đủ tốt? Thông tin: Điều tôi thật sự cần biết là gì? Sau đó là hoạt động: Điều gì đáng để tôi chú ý?

Vậy tiếp theo là gì? Chúng ta hãy lấy một trong những câu hỏi này và mở nó ra một chút để xem nó được hiện thực hóa như thế nào trên thế giới. Câu hỏi đầu tiên, có điều gì tôi có thể buông bỏ không? Hãy nhớ rằng, câu hỏi này có hiệu quả cả với nhóm cá nhân hoặc cấp tổ chức. Có điều gì tôi có thể buông bỏ không? Có điều gì chúng ta có thể buông bỏ không?

Vì vậy, tạp chí Harvard Business Review đã thực hiện một nghiên cứu và họ thấy rằng một ngày của công nhân tri thức điển hình bao gồm 41 phần trăm nhiệm vụ giá trị thấp. Họ cố gắng nói rằng: “Tại sao lại khó giao phó đến vậy? Tại sao lại khó buông bỏ đến vậy?” Vâng, đấy không phải là điều chúng ta làm trong các công ty và tổ chức. Chúng ta chỉ thêm vào. Chúng ta thêm vào các sáng kiến và nhiệm vụ; chúng ta thêm vào các quy trình. Chúng ta chỉ không muốn loại bỏ chúng. Đó là chất phụ gia, chất phụ gia, chất phụ gia. Nhưng nếu bạn muốn có thêm khoảng lặng thì bạn phải bắt đầu luyện tập đi, vào cuối mỗi đội và cấp tổ chức, sau đó đặt câu hỏi: Có điều gì tôi có thể buông bỏ không? Có gì không? Cái gì trên bàn thế kia? Mọi thứ. Vì vậy, với danh sách những việc cần làm, hãy tự hỏi mình, Tôi không cần phải làm gì, hay tôi không cần phải làm gì ngay bây giờ?

Các hoạt động — có rất nhiều nơi để lôi kéo. Bạn thực sự cần lập bao nhiêu báo cáo? Có phải mọi yêu cầu từ khách hàng nội bộ đều xứng đáng nhận câu trả lời “có”? Bạn có thể thuê ngoài ở đâu? Vậy còn những thói quen như sử dụng từ ngữ thành thạo, làm gián đoạn hoặc cộng tác quá mức trong môi trường tốt đẹp, nơi không bao giờ có thể đưa ra quyết định thì thế nào? Giải quyết triệt để vấn đề.

Bây giờ, tôi sẽ cho bạn một cách khác để có thể buông bỏ, và bạn phải làm cùng việc “thắt chặt phạm vi của bạn.” Bạn phải thật cẩn thận trong việc đảm bảo nỗ lực và sự xuất sắc của chính bạn không bao giờ bị lãng phí khi bạn làm những việc ngoài khả năng, những việc thực sự không phải là của bạn. Tôi sẽ kể bạn nghe một cách trung thực rằng tôi làm việc này rất tệ. Tôi làm mọi thứ.

Tôi phát biểu mở màn tại một hội nghị. Tôi hoàn thành bài phát biểu. Tôi đi dạo xung quanh trong giờ nghỉ lao và nhìn thấy tiêu đề của một cuộc trò chuyện khiến tôi để ý. Nó tên là “Điều chỉnh lại những kẻ thích kiểm soát.” Vì vậy, tôi đi vào và ngồi xuống. Tôi lắng nghe diễn giả truyền động lực kiểu Tony Robbins thật. Rồi anh ta nói rằng, “Kiểm soát mọi người có thể trở nên ít hiệu quả hơn nếu họ cứ lặp đi lặp lại mãi một việc. Họ phải xem những người khác làm việc một cách dở tệ trong khi họ không làm gì cả.” Tôi thà ăn một con ếch sống còn hơn! Bạn làm điều đó như thế nào? Vì vậy, tôi thử làm và tôi thất bại. Tôi cứ thử và lại thất bại. Thất bại, thất bại, thất bại, thất bại, thất bại, thất bại.

Bây giờ, hãy nhanh chóng chuyển đến Giáng sinh tại nhà mẹ tôi. Chúng tôi rất chú trọng việc trang trí và đúng vậy, đây là cách thể hiện con người Do thái: Chúng tôi nhồi một con ngỗng. Chúng tôi trang trí nhà cửa. Fa-la-la-oy. ĐƯỢC THÔI. Mẹ và anh trai tôi đang ở đó. Luôn rất khó để tôi giải thích cách. . . nói như thế nào đây nhỉ? ĐƯỢC THÔI. Đây là hai người trong cuộc đời luôn khiến tôi cảm thấy mình thật giỏi giang. Đó có phải là cách hay để nói về điều đó không?

Mẹ và anh trai tôi đang ở đó, và họ cố gắng gói quà bằng cây kéo có lưỡi hình răng cưa. Họ nghĩ rằng gói quà bằng cây kéo răng cưa sẽ rất thú vị. Bây giờ cây kéo đã bị gãy; cái kéo mới toanh thì bị dán kín trong bao nhựa gớm ghiếc mà không ai trên đời này có thể mở được. Vì vậy, với tư cách là thành viên hữu ích của gia đình, tôi chợt có chút suy nghĩ, một suy nghĩ chỉ lướt qua đầu. Đó là, Tại sao mẹ/anh không lấy một cây kéo khác và cắt phần đầu nó đi? Sau đó, vì một vài lý do mà tôi không thể giải thích cho bạn, anh chàng trong hội thảo bỗng xuất hiện trong đầu tôi, và tôi nghĩ, Ồ, chính là nó, chính là nó, chính là nó. Vì vậy, tôi chỉ ngồi xuống và quan sát.

Họ cắn cái gói và họ thử cả nĩa nữa. Tôi ngồi trên ghế và trong đầu lúc đó chỉ nghĩ, Cắt phần đầu, cắt phần đầu, cắt phần đầu đi. Nhưng bạn biết gì không? Không ai chết cả. Điểm sáng chói duy nhất của tôi nằm ngay trên kệ, đầy bụi băm và không ai chết cả. Tôi phải nói với bạn rằng, thật là nhẹ nhõm. Điều này trở thành chất xúc tác đối với khoảng lặng của tôi, trở thành sở thích mới của tôi. Tôi sẽ lang thang qua các sân bay và siêu thị để tìm những người ngu ngốc làm những điều sai trái để tôi không phải giúp họ.

Bây giờ bỏ việc này qua một bên, tôi sẽ nói với bạn rằng trên thực tế, học cách thắt chặt phạm vi, học cách tự hỏi bản thân nhiều lần thông qua một bộ lọc, Đây có phải là việc để tôi làm không? là chất xúc tác đáng kinh ngạc đối với khoảng lặng của bạn. Khi bị cám dỗ, chỉ cần nhớ rằng mọi hành động đơn lẻ mà bạn làm, mọi công việc mà bạn thực hiện không phải là của bạn, chúng làm cạn kiệt năng lực của bạn. Ngay cả ở nhà. Bạn về nhà và thấy rằng ai đó đã bỏ đầy bát quay mặt ra khỏi vòi xịt trong máy rửa bát. Bạn chỉ cần đi ngang qua. Chỉ cần đi ngang qua.

Chúng ta đang có một sự ngẫu nhiên có vấn đề xung quanh việc thiếu khoảng lặng. Một trong những cách để loại bỏ sự ngẫu nhiên có vấn đề đó là xem xét một bài toán. Bởi vì tất cả chúng ta đều có thể tỏ vẻ là công việc phải làm như thế này, nhưng thực ra, có một chi phí đáng kể. Giả sử một công ty 10.000 người đang cố gắng tiết kiệm 50 triệu đô la Mỹ một năm. Nghe có vẻ là một việc vô cùng lớn, nhưng với liều lượng nhỏ, chúng ta có thể hoàn toàn làm được. Bạn có một nhân viên lãnh 80.000 đô la Mỹ một năm; nghĩa là người đó kiếm được 40 đô la Mỹ một giờ. Bài toán cho biết anh ấy hoặc cô ấy nên tạo ra gấp ba lần giá trị đó cho công ty hoặc tổ chức. Nghĩa là 120 đô la Mỹ một giờ.

Vì vậy, nếu chúng ta bỏ 10 phút bận rộn không suy nghĩ khỏi một ngày của người đó, giả sử chúng ta chỉ giảm số lượng email bản sao mà anh ấy hoặc cô ấy nhận được thì chúng ta vừa kiếm được 20 đô la Mỹ. Hai đô một phút, 20 đô la Mỹ. Bây giờ, giả sử chúng ta làm điều đó mỗi ngày trong tuần trong vòng một năm thì chúng ta sẽ có 5.000 đô la Mỹ. Nếu chúng ta làm điều đó với một tổ chức 10.000 người thì sẽ thu được 50 triệu đô la Mỹ.

Bây giờ, hãy xem một ví dụ rất nhỏ ở cấp nhóm thay vì cấp tổ chức. Chúng ta làm việc với khách hàng tư vấn trong ngành công nghiệp dược phẩm. Họ làm việc ở cấp nhóm về “Có điều gì chúng ta có thể buông bỏ không?” Giống như nhiều người, phản ứng đầu tiên của họ là không, mọi thứ đều quan trọng. Chúng tôi tiếp tục dò hỏi và dò hỏi. Cuối cùng, họ nói rằng, “Vâng, chúng tôi làm điều này trong báo cáo hàng tháng. Mọi người mất khoảng một giờ mỗi tháng cho phần đó. Chúng tôi là một nhóm 100 người, và nó chiếm ba dòng trong báo cáo gửi Giám đốc điều hành nhưng anh ấy có lẽ không bao giờ đọc. Chắc chúng tôi nên ngừng làm việc đó.” Rồi họ làm như vậy thật.

Nhưng sau đó khi họ làm bài toán kia, là 100 người một giờ mỗi tháng. Họ giải phóng được 1.200 giờ, nghĩa là họ có được 60 phần trăm nhân viên toàn thời gian bằng cách cắt bỏ báo cáo đó. Hơn thế nữa, ông chủ của họ thậm chí còn hào hứng hơn vì việc này do số ít những người tài năng và do năng lực của toàn đội thực hiện. Đây là cách các con số đứng đằng sau những khái niệm này.

Vì vậy, chúng ta đang thử, tất cả đều là thử để chọn ra việc tốt nhất để làm. Có điều gì chúng ta có thể buông bỏ không? Chúng ta đã giải quyết những tên trộm; chúng ta đã giải quyết các câu hỏi; chúng ta đã mở được một trong số chúng. Bây giờ tôi muốn đưa bạn vào một ví dụ về thực hành khoảng lặng.

Việc thực hành mà chúng ta nói đến hôm nay xoay quanh một trong những công cụ sẽ tấn công bạn. Công cụ nào sẽ tấn công bạn? Đây là những hệ thống và thiết bị hỗ trợ hứa hẹn sẽ cải thiện phong cách làm việc của bạn, nhưng trên thực tế, chúng có xu hướng bất chấp ranh giới, chiếm đoạt thời gian và nguồn lực của chúng ta. Hãy suy nghĩ rằng email, cuộc họp, tin nhắn và thậm chí cả các nhóm cũng có thể là công cụ tấn công bạn.

Chúng ta sẽ nói về email. Hai trăm lẻ bốn triệu email một phút — đó là cái chúng ta đang gửi đi và tất cả chúng đều rất quan trọng. Bạn có thích những người gửi cho bạn một email rồi sau đó đi bộ xuống hành lang và nói, “Tôi vừa gửi cho bạn một email đấy. Bạn có muốn biết tôi đã viết gì không?” Hầu hết mọi người đều phàn nàn về số lượng email, nhưng chúng ta phàn nàn ở góc độ khác nhau. Chúng ta thực sự nghĩ rằng vấn đề lớn nhất về email đó là chúng ta đã cùng tạo ra chúng và giờ đây chúng ta không thể thay đổi giả định về phản hồi thời gian thực và đó là email đàm thoại.

Đó không phải là cách email được thiết kế. Email được thiết kế với mục đích không đồng bộ. Nghĩa là tôi gửi cho Steve một loạt email khi tôi rảnh. Ping. Rồi Steve viết lại cho tôi khi anh ấy rảnh. Ping. Việc đó không hề gây áp lực cho ai cả. Sau đó, một số kẻ có tài nghiện cà phê quyết định rằng nếu chúng ta có thể biến email thành một môn thể thao cạnh tranh bằng cách làm tăng thời gian phản hồi thì sẽ vui hơn nhiều. Vì vậy ngày nay, người bình thường dành cả ngày để kiểm tra hộp thư đến với “cái vợt bóng bàn”, sẵn sàng để “đập lại quả bóng kế tiếp” với tốc độ nhanh nhất mà con người có thể làm hoặc họ sẽ mất một điểm. Đây đúng là điều tai hại. Tai hại cho công việc chuyên sâu và thận trọng của chúng ta.

Vậy thay vào đó chúng ta có thể làm gì? Tôi sẽ cho bạn một thực hành nho nhỏ mà chúng tôi gọi là mã "NYR". Mã NYR là các tín hiệu. Chúng là tín hiệu thể hiện bên ngoài dòng chủ đề của email, cho thấy sự khẩn cấp thực sự trái ngược với sự khẩn cấp ảo. NYR nghĩa là “cần phản hồi” trong dòng chủ đề. NYRT nghĩa là “cần phản hồi trong hôm nay.” NYRQ nghĩa là “cần phản hồi nhanh chóng.” Và cái yêu thích nhất của tôi, NYRNBD nghĩa là “cần phản hồi trong ngày làm việc tiếp theo.” Chúng ta đều di chuyển đây đó; chúng ta đều bận rộn. Vì vậy, bạn soạn email nháp vào Chủ Nhật và bạn xuống máy bay ở một múi giờ khác. Bạn không muốn lưu email dưới dạng nháp, vì vậy bạn chỉ cần gửi chúng tại nơi bất kì nào đó trong vũ trụ với mã NYRNBD và giờ bạn đang trò chuyện với nhóm của mình. Nhưng xin đừng bỏ cái xẻng lật thịt xuống vào ngày chủ nhật và rời khỏi cái lò nướng thịt của bạn như vậy. Xin đừng thức dậy vào giữa đêm. Ngày làm việc tiếp theo sẽ tốt đẹp.

Nếu có cây đũa thần thì chúng tôi sẽ biến việc kinh doanh thành một quá trình phụ thuộc. Nghĩa là chúng tôi sẽ kiểm soát tất cả sự thông minh và sáng tạo trong công ty và tổ chức của mình, tất cả những điều tốt đẹp, những ý định, sự quan tâm, và tất cả sẽ đổ vào một dòng lợi ích khổng lồ. Tất cả sẽ đổ ngay vào cái cốc trống của người dùng cuối cùng đó.

Vâng, tôi phải nói với bạn rằng biểu đồ tấn công mà tôi giới thiệu cho bạn trước đó, và những sức mạnh chồng lên nhau đang quá tải, đang chống lại bạn. Nhưng tôi muốn bạn xem xét một dòng thác khác, dòng thác thể hiện lợi ích của khoảng lặng. Vậy sẽ thế nào nếu có một dòng thác từ công ty hay tổ chức thể hiện tốc độ và nhịp điệu hoạt động theo con người chứ không phải máy móc? Dòng thác nào có thể đổ xuống các nhà lãnh đạo cấp cao với thời gian để lập chiến lược và nhìn vào điểm mù của họ? Dòng thác nào có thể đổ xuống tuyến đầu với nhiều sáng tạo, năng suất và sự tham gia hơn? Dòng thác nào có thể đổ ngay vào cốc trống của người dùng cuối cùng có kinh nghiệm lâu năm với công ty hoặc tổ chức của bạn, người trở nên tuyệt vời một cách không giải thích được? Đó là nơi chúng tôi đang hướng đến với khoảng lặng.

Tôi hy vọng bạn sẽ cùng tham gia.

Funt

Juliet Funt là giám đốc điều hành của WhiteSpace at Work, một công ty tư vấn và đào tạo giúp đỡ các tổ chức, lãnh đạo và nhân viên của họ thay đổi định mức kinh doanh để lấy lại tính sáng tạo, năng suất và sự tham gia của họ. Với nội dung kích thích tư duy và các công cụ hành động tức thì, bà đã trở thành chuyên gia được công nhận trên toàn quốc trong việc đối phó với “Thời đại quá tải”, thứ ai cũng phải đối mặt. Khách hàng của bà gồm một số công ty trong danh sách Fortune 100 và trong nhiều ngành nghề.

 

{{GetTotalComments()}} Comments

Please Login or Become A Member to add comments