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ホワイトスペース(ゆとり)を確保して実行力を高める

Juliet Funt

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すべての起業家にとって、本当に大事な優先事項はそれほど多くありません。成功する起業家はその優先事項にフォーカスし、前に進みます。それなのに、多くの有能な人たちは無駄なメールや会議、書類や価値の少ない作業に時間を取られて無駄にしています。このエネルギッシュな講演では最先端の戦術により、能力の無駄使いを避け、本当に重要な事に集中し、高い生産性を実現する手法を学んでください。また、適度な『余白』を持つことがさらに創造力を高め、実力の発揮を実現します。

見つめ返す美しく若々しい顔、キャンディード・カメラは趣味の良いパンクト(2000年代のどっきりカメラ)といった感じです。もうずいぶん前の話です。

さあここからは本当の話です。男性は女性より会話中の沈黙を気にしません。嘘じゃありません。会話の中のちょっとした沈黙とか間への対処は人それぞれです。でも、日々の生活や仕事、そして仕事の流れの中で、私たちは例外なく、予定を立てず、次に何が起こっても対応できるように、一休みしたり、隙間の時間を空けておくことにますます抵抗を感じるようになってきました。その理由は、私たちが途切れなく繋がっていて、常に興奮状態で、スケジュールはぎっしりだからです。一休みなんて遠い思い出になりつつあります。

仕事では、作業が休みなく繋がり、メールや会議、どうしても手放せないスマホが大切な時間を貪っています。その結果、世界中の労働者は疲弊し、町のお祭りのフードコートにいるみたいです。人間関係で成り立つ産業を動かす燃料であるイノベーションや創造力、大局的な思考、戦略、内省は、途切れることのないビジネスという邪神の前に弱まる一方です。家庭では、大人たちが夕食の間すら複数の仕事をこなし、途切れないビジネス環境と繋がって悪戦苦闘しています。これがどれだけやっても十分だと思えない、いわゆる「飽くことのない貪欲な文化」の厄介な実態です。

この猛烈で貪欲なビジネス文化のせいで、平均的な労働日はただ反応的に慌ただしく突っ走り、ちょっと立ち止まって考える時間などありません。この状況は米国のビジネスに年間約3000億ドルにも上る欠勤による損失(アブセンティズム)や「プレゼンティーズム」(面白い言葉ですね。職場にはいるけれど心ここにあらずで生産性が落ち込む状態のことです)、そして離職率、離職の意思、やる気の減退、チャンスの「間違った創出」につながっています。ここまでひどい犠牲を払わずに済んでも、才能ある人たちに考える時間が無ければあらゆるビジネスが損害を被るので、いずれにしても重大問題です。

皆さんに伺いますが、最近職場で誰かに考えさせたのはいつですか。角を曲がったところでボーっとしている人に出くわしたら…救命士を呼びますか。ツイートしますか。メディアに通報しますか。思慮深い態度に慣れていないのでそれが異常なことに見えるのです。でも、考えることで全てが変わります。皆さんの全ての目標、全ての重要な目標、全ての成長目標の達成は考えて行動することで何倍にも加速されます。

大半の人は、通常、考えずに行動します。燃料を取引します。思考という燃料の代わりに、人力でできる限り速く、強く、全速力で突き進みます。これからお話する例は特に皆さんに思い当たるでしょう。

朝起きて、目覚まし時計のアラームを消し、あと5分だけ寝てから起き上がり、シャワーを浴び、髪を梳かし、キッチンに行って、多分、スクランブルエッグかフレンチトーストの朝食を食べます。当たっているでしょう。車に乗り、片手にパワーバー、もう一方の手に携帯を持っています。きっと膝で運転するのでしょうね。

オフィスに着き、「今日もがんばるぞ」と朝のマントラ(お祈り)を唱えます。次にチームの状況をチェックしますが、今日のニュースは3週間前のものだったので、それは止めて、メールの受信ボックスをチェックします。どうやら昨日同僚から婚約を知らせる一斉メールがあったようです。受信者の一人が全員に向けて「ああぁ」と返信したので皆が彼を非難している模様。あなたはメールのやりとりに追われ、メールの監獄に閉じ込められ、鍵をかけられてしまいます。これは後で処理しようと決めます。

そして、会議に出て、別の会議に出て、もうひとつ会議に出て、ようやくランチをとりながら電話会議に参加しますが、誰かが「消音」をクリックしなかったのでタイプ音とサンドイッチを食べる音を会議の間中聞かされる羽目になります。いずれにしても会議中はその会議について全員からショートメッセージが送られてくるので集中などできません。

すると突然、メールを覚えたばかりの母親から「アップルペイのCMを見てインストールしたいけれどわからない。あなたならわかるでしょ」とのメッセージを受信。「ママ、お願いだから仕事中はメールしないで」と返信します。結局一日中ずっとあちこち走り回り、お漏らししそうになりますが、なぜかおしっこも出ません。どうなっているのか見当もつきません。何か魔法の、自然発生的な再吸収作用が働くのでしょうか。とにかく一日中ゴー、ゴー、ゴー突っ走っています。そうじゃないですか。

私たちはこうやって働いています。そして皆さんは何百万ドル、何十億ドルもの資産を管理しています。おかしなことに、この一見大変そうな仕事や、ボックスに小さな既読マークを付ける喜びが、何も壮大な勝利なんて成し遂げていないこと、最も大切な仕事の生産性は全く向上していないこと、そして、戦略の見直しに向けてあれこれ考えていないことに気付かせないように仕向けているのです。これが問題です。

私はこの仕事をしていておかしいと感じるのは、オフィス内の人は電車や飛行機に乗っている他人のような接し方で、同僚には大事なことは話さないのに、私にはいろいろ話してくれることです。プロジェクトを進めるうちに、この種の大変な仕事の実態が明らかになります。

私たちはこれを3つのカテゴリーに分け、「QQS不足」と呼んでいます。QQSは量 quantity、質 quality、持続可能性 sustainabilityの頭文字です。量が不足している会社は仕事が多すぎて人手が足りない問題を抱えています。こういう会社は夜になっても仕事が終わらず、週末にも働かなければなりません。社員はおそらく不満を持っていて、常に増員の話題が重要課題に上っているでしょう。どうしてもこなせないほどの仕事量を抱えている、これが量の問題です。

質に問題がある場合は、このオーバーロード(過負荷)のために、最高級だった仕事の質が落ち始めます。仕事量が多すぎるので自らに高い基準を課して働く人たちが、最高級と普通の品質のどちらかを選ばざるを得ない状況に直面します。

最後に持続可能性の問題は、3つの中でも最も微妙な問題です。質と量をやっとのことで維持している状態です。皆一様にその働き方がいつまで続けられるのか疑問に思っています。「あとどのくらいこんな風に働けるだろう。どの位このまま突っ走れるだろう。子ども達が寝た後、毎晩11時から仕事している部下達をあとどのくらい鼓舞し続けられるだろう。」

2005年には被雇用者の7人に1人が在職中に別の仕事を探していましたが、当時より人々の考え方が柔軟になった現在この割合は4人に1人になっているという事実をいつまで無視できるでしょうか。さらにこのQQSの問題にはお金もかかります。これから皆さんに紹介する話法の1つは私たちが話す内容を操作することです。どんなスピーチも行動は変えられません。スピーチの目的は行動を変えることではなく、アイディアを与えることだからです。

行動を変えたければ、家に帰り、会話して、他の人と話し、プロセスを考え、行動を操作できるように努力することです。その過程で、最も役立つ道具の1つが数値化です。これから繰り返しお話ししますが、数値化こそ変化をもたらす原動力を得る方法です。

大変な仕事がもたらす無駄遣いの例を数値化してみましょう。年収80,000ドルの社員がいるとします。その社員の時給は40ドルという計算です。社員は会社に自分の時給の3倍の価値を創出するべきだという公式があります。それにならえば時給40ドルなら1時間120ドル、1分当たりにすると2ドルの価値の創出です。では価値の低い作業とは何でしょう。オーバーロードの一角を成すccメールの対処のような小さな作業を考えてみましょう。

ccメールに費やす時間をそれぞれ10分ずつ削減するとしましょう。オーバーロードの削減のために皆さんがやるべき事はこれだけです。しかし、これで節約できるのはわずか20ドルです。一人20ドル。でも毎週1年間続けると5,000ドルになります。これを10,000人の社員全員にやらせれば、年間5000万ドルの削減です。「ccメールや会議が多すぎるけど、仕事ってそういうものだ」と思わずに、ほんの少し無頓着を改善してそれを数値化すると素晴らしい可能性が開けるかもしれません。

私たちはオーバーロードの進化過程のどのあたりにいるのでしょう。これはかなり前から始まっていますが、かつては今ほどひどくありませんでした。私たちはますますオーバーロードになっています。

皆さん恐ろしそうに私に聞きます「実際これ以上仕事量を増やせるのでしょうか」、「私たちはこれ以上ハイテク中毒になれるのでしょうか」、「将来これ以上たくさんの仕事をこなせるのでしょうか」と。

私が考える現状はこうです。漫画のワイリー・コヨーテが崖から転落する時、一瞬宙吊り状態になる場面を覚えていますか。彼には一瞬、崖に戻るか、川床に落ちるか選択する時間があります。私たちはその宙吊り状態にあると思います。

私たちは、諦めて、一斉に「分かった。仕事には拷問が付き物で、永遠にそれは変わらない。私はこれからも今まで通り夢中で働いて、オーバーロードの状態に我慢し続けるんだ」と言うか、あるいは、このパラダイムに対する無関心に疑問を持ち「これ以外の方法があるんじゃないか」と考えることもできます。そしてこれこそ今日のテーマです。

ここで言う「他の方法」の中心は「ホワイトスペース(余白)」を大切にすることです。ホワイトスペースとは仕事と仕事の間に戦略的に設ける小休止です。私たちがこれほど継ぎ目なく繋がる前、皆さんの超多忙なタスクの間にかつて存在した、開放された、柔軟で、流動的な美しい時間、戦略を練るための時間です。内省、思考、創造性、イノベーションが全てこの小休止の中に存在します。

ホワイトスペースの魅力的な点は、皆さんのスケジュールに必要な小休止だということです。でも決して空ではありません。実際、MRIを撮影して脳をスキャンすると、この小休止の間に、皆さんの初期設定状態にある神経回路網の最中枢部で、驚くほど複雑な活動が行われていることが分かります。その活動は内省や記憶、創造性や洞察力に関係しています。これらは全て私たちが小休止と感じる瞬間に詰まっています。

名称は文字通り皆さんのカレンダーやスケジュール帳の白い余白部分、ホワイトスペースに由来します。この余白にそれ以上のことが詰まっていることを理解すると、人に話す内容や自分の働き方等全てが違ってきます。何よりもっとやる気が湧いてきます。私たち女性は忙しい男性がどんなに頑張っても引き受けられないほど多くのことを引き受けています。女性は自分で対処できる範囲以上まで常に手を広げてしまう特性を持っています。女性は何度もその境界範囲を壊し続け、より多くのことを引き受けてしまうのです。

男性は女性ほど多くのことを引き受けないと思います。考える時間、創造的な時間、あるいは回復の時間を持ってもそれほど罪の意識を持ちません。男性と女性はその点で違います。

次にこのホワイトスペースの時間をどうやって手に入れるかについて話したいと思います。皆さんはきっと、やれやれ、今度はホワイトスペースとやらを見つけなければならないのか。デンタルフロスして、ジムに行って、次はホワイトスペースを作らなきゃならない。と思っているでしょうね。でも難しいことではありません。会社のドアの鍵をかけたら、もうそこには皆さんに必要なホワイトスペースが広がっているのです。既にそこにあるのに、価値の低い作業の下に埋もれているだけです。私たちはただ皆さんに価値の低い作業をやめてもっと賢くなるように指導するだけです。そうすれば自然に副産物としてホワイトスペースが現れます。

ホワイトスペースをどうやって手に入れるかについて話す前に、私たちがまずやらなければならないのは警官のように捜査することです。過去に遡り皆さんのホワイトスペースに何が起こったのか調べましょう。誰でもかつてはいくらかのホワイトスペースを持っていました。新たなホワイトスペースを維持し続けるには、それがどうやって盗まれたか理解しなければなりません。ここで皆さんに先ほどお話した古いバラエティ番組、キャンディード・カメラの一場面をお見せします。これはたまたま問題の最大の原因、皆さんにホワイトスペースがないことの最大の理由を示す愉快な一例です。[ビデオ]

おもしろいエピソードですよね。でもここに見られる社会に順応しようとする姿勢が問題の大きな要因です。私たちは命令や助言にずっと従い続けています。この無意識の模倣こそ皆さんが経験しているオーバーロードの大きな原因です。これについては昨夜、一部の方々」と夕食でお話しましたが、その時こんな話をされていました。「なぜこんなに一生懸命働くのか、なぜ休むべきでない時に休暇を取るのか、どうして夜も週末もメールをチェックするのか、その本当の理由すらわかりません。誰かが特に私に強制しているわけでも、頼まれているわけでもないのに。これはどうも私自身の問題です。」

確かに内面的な問題ではあるのですが、私たちは常に社会的規範を守っているので、社会への順応という面もあります。でも他の方向を追求することもできます。興味深い次なる質問は「でもどうして様々な可能性があるのに、オーバーロードの方向へ向かうのでしょう」ランチは2時間、有給休暇を年に25日取る。それも社会的に適合しています。でも、その方向には向かいません。

私たちはこの問題を研究してみました。どうして圧倒的にオーバーロードの方向に向かうのか自問してみました。そして33種類のユニークなプレッシャーがあることが分かりました。それぞれが連鎖し合い、皆さんにのしかかっています。だから皆さんの時間が攻撃されるのです。その全ての時間が、ひとつひとつ研究対象です。トップ経営者の行動、人間の行動プロセス、チームの行動、個人の行動、個人の性格、仕事への向き合い方、本当にたくさんの要素があります。

このスライドの動きや複雑さを感じてみてください。[視覚資料] 忙しさは単純な問題ではありません。多くの企業が忙しさやオーバーロードの問題に個別的で分散的な介入しかできないのもこれが理由です。それにこの介入努力はうまくいっていません。水曜日には会議がないから全て解決だと考えますが、問題はもっと複雑です。

次のステップはこの表のそれぞれの要素が何を意味するのか理解することです[視覚資料]。私たちはこれらの要素を詳細に分析し、カテゴリー別に分類しました。そして、毎日職場や家庭で皆さんに影響するオーバーロードの4つのユニークな原因を発見しました。私たちはこれを「生産性泥棒」と呼んでいます。この表を詳細に分析し、それぞれを分類すると4種類に分かれます。この泥棒の興味深い点は、これらが全て資産でもある点です。これを泥棒と呼ぶのは直観に反します。皆さんはこのような資産を持たない会社で働きたいとは思わないでしょう。また、こういった利点を持たない人物を雇わないでしょう。でも本当は私たちの足を引っ張っているのです。

その泥棒とは、やる気、卓越性、情報、活動です。やる気、卓越性、情報、活動はいずれも素晴らしいものです。ビジネス関係や成長を促進させるものばかりです。でも簡単に増えすぎる性質があります。このオーバーロードの超多忙な時代には、やる気はやりすぎに、卓説性は完璧主義に、情報は情報過多に、そして活動は狂乱になります。全体的な効率を下げる見せかけの速度やリズムで私たちをより早くと駆り立てます。資産から泥棒への見事な変容です。こうしてやる気、卓越性、情報、活動はこの時点で皆さんの味方から、皆さんの足を引っ張る泥棒になるのです。

皆さん一人一人には、それ以外にも誘惑する泥棒がいます。実を言うと私の最大の泥棒は卓越性です。私は超完全主義者です。まず自分のことを正直に話します。私は完璧主義者が大好きです。だから今日お集まりの皆さん、私、そして私たち全員が大好きです。私たちは卓越性に向けて努力します。非常に細かいことまでチェックするでしょう。これって素敵ですよね。唯一の問題はちょっとCDO(強迫神経症)になり過ぎることです。

私たちは厳しくなり過ぎています。これは全ての泥棒たちについて同様に言えます。やる気、卓越性、情報、活動、全てが与えられた領域からはみ出して成長しすぎる傾向があります。私と同じように皆さんもちょっと考えて、自問してみてください。私の思考時間の大半を奪い、価値の低い作業に誘う泥棒は4つの内のどれだろう。それとも全てだろうか。誰にも価値があり、欠点があります。問題はあなたにとって最大の泥棒は何かです。

次の質問はそれにどう対処するかです。私たちは泥棒の影響を受けやすいビジネスをしています。ですからフィルターを設置しなければなりません。フィルターは、ホワイトスペースを採り入れるための戦略的プロセスの次のステップで、私たちが泥棒に自動的に降伏するのを防いでくれる精神構造です。このフィルターは全て質問の形をとります。

4つの質問は「ホワイトスペースを単純化するための質問」と呼ばれ、後で説明しますが、それぞれ適切に泥棒と闘ってくれます。

質問は次の通りです。

  • 手放せるものはないか。
  • どの程度なら十分に良いか。
  • 本当に知りたいものは何か。
  • 注意を払うに値するものは何か。

全て直接泥棒に関連付けられていることがお判りでしょう。やる気は「手放せるものはあるか」、卓越性は「どの程度なら十分に良いのか」、情報は「本当に知りたいものは何か」、活動は「注意を払うに値するものは何か」ということです。

「スピーチをしても行動は変えられない。実行だけが行動を変えられる」と言いましたが、私のスピーチから他に何も得られないとしても、この泥棒たちの画像を切り取り、壁に貼れば、これらの質問は応用が利くので、皆さんが利用する限り、永久に際限なく、そして速やかに問題を解決し続けてくれます。個人レベルでも、チームレベルでも有効です。「私たちが注意を払うに値するものは何か」に変えるだけで組織全体のレベルでも有効になります。

強調したいのは、皆さんが気に掛けている非常に多くの事柄、例えば、お客様を第一に考える、ビジョンと価値、共同体との繋がり等が、これらの質問を利用した削減作業にぴったり一致するという点です。削減作業を通じて価値の低いタスクを無くしていかない限り、どうやって価値、ビジョン、共同体、社会奉仕等の高尚な目標を持てるでしょうか。

その一方で、増収の実現も考えなくてはなりません。リスクと支出の管理、正に私が先にお話した数値化です。皆さんの優先事項の多くが、既にこの「脱穀して麦だけを取る」というアイディア、本当に注意を払うべきものを見つけるというアイディアと一致します。

ハーバード・ビジネス・レビューの研究によれば、知識労働者の約41%の時間が、これまで繰り返し話してきた、「価値の低い作業」に費やされています。誰でも「なぜ41%も。すごい数字だ。なぜそんなに価値の低い作業に費やされているのだろう」と不思議がります。なぜ価値の低い作業に固執するのか、その複雑な理由を理解する必要がありますが、それは企業や大きな組織が、削減ではなくタスクを追加するからです。プロジェクトやタスクを追加し、レポートや書類を追加し、コンプライアンスやプロトコルを追加します。誰もそれを削減しません。

さらに、皆さんの叔母さんが「何かあるといけないから」と包装紙を40枚、ハサミを20個持っているのと同じ心理的要素も働いています。万一に備えて資料集全体を作るべきだ。万一に備えてレポート全体を作成すべきだ。万一に備えてこのエクセルを完璧にすべきだ。でもその代償をビジネス感覚で考えれば、喜んでそれを手放せるはずです。

企業は上記の質問を使って忙しさを削減し、能力を約2%から8%向上できます。実行するとどれだけ効用があるか期待してください。皆さんには様々なグループが混在していると思いますが、例えば皆さんの事業部の1つが価値の低い作業を2%削減しようと決定したとします。すると、そこで働く人全員に年間1週間が追加されたのと同じことです。毎年1週間戻ってきたら、どうでしょう。2%の削減なんてごくわずかです。

上の例えを言い換えると、50人がこのプロセスを実践すると、不思議なことに常勤社員一人分が生まれることになります。そしてもし皆さんが価値の低い作業を8%まで削減できれば、同じ作業をする12名ごとにもう一人常勤社員が生まれることになります。皆さんにとってこれはどんな意味がありますか。時間が増え、より思慮深くなり、ストレスは減り、必須であるホワイトスペースのあるライフスタイルがもたらす全ての素晴らしいことを手に入れられるのです。

非常に基礎的な方法もあります。特に女性にとって重要です。能力の回復です。これは手放すことの別の方法です。非常に難しいのですが、他の人の仕事から手を引くことです。男性にも女性にも非常に難しいことです。正直を言うと私も非常に苦手です。私は難しいことや恥ずかしいことを常に第一にやる方で、非常に苦手なのでずっと努力してきました。でも他の人の仕事から手を引く術を学ぶのは、ホワイトスペースをマスターするための基本的な要素です。

皆さんの多くが経験している、ホワイトスペースを食い尽くす重要な真の問題は、手を出す必要のない人の仕事に踏み込んでしまうことです。実際、皆さんの子ども、夫、配偶者、パートナーや、職場の同僚や上司等、他の人の仕事に手を出したい衝動をコントロールする術を学べば、皆さんはホワイトスペースを得て、彼らはトレーニングの機会を与えられます。皆さんが衝動のコントロール法を学ぶことは、皆さんが手を引くべき、既に十分に良い、十分完璧な皆さん自身の仕事に対する質問の基本的要素でもあります。皆さんの力を活かせる場が他にもたくさんあるからです。

これまでホワイトスペースについて皆さんにお話してきたことは全て削減のカテゴリーに入ります。この話題に多くの時間を取ったのは企業がそのように考えていないからです。繰り返しますが、私たちは常に追加し続けています。皆さんが関わる一切合切を削減するよう見直せば、もっと楽に、別な方法で、より効率的になれる可能性があり、非常に貴重なものが得られます。でもホワイトスペースの利点はそれだけではありません。

ホワイトスペースの利点の1つは回復につながる点です。オリンピック選手のトレーニングを観察すると、彼らは聡明ですから休憩がもたらす回復力を理解しているので、一日中ワークアウトやウェイト・トレーニング、全力でのランニングはしていません。しかし、アメリカの産業界にはその聡明さがありません。

一息つく能力、会議の後に考える能力、連続休暇を取る能力は皆さんが職場でどれだけ貢献できるかを大きく左右します。休息は私たちがバランスを取り戻し、ストレスを減らすのに役立つばかりか、働き方を変えます。

夜、家でゆっくり休息すると、そうしない場合に比べて翌日21%より効率的に仕事ができます。また連続休暇は細切れにとる場合に比べ、翌年の心臓発作発症率を50%減少させます。このような回復に向けた努力の重要性が少しずつ分かってきました。

最後の段階は認識の拡大です。仕事や作業を削減し、少し回復の時間を持つように努力したら、次に、ホワイトスペースがもたらす素晴らしい時間をどうやって手に入れるか学べます。それを手にしたら、皆さんはクライアントが本当に必要としていることは何かじっくり考え、仕事に関わるあらゆる面で、皆さんの求める全ての宝物を手に入れられるでしょう。

たとえそれが一人、あるいは二人でも、皆さんが管理し、指導する人たちを観察する能力も持てます。自分自身を見つめる能力が生まれ、価値、ビジョン、コンプライアンス等について考える気持ちも湧いてきます。あまりにも疲れていたらそんなことを考える余裕がないでしょう。ホワイトスペースは、酸素であり、それが最大の利点です。非常にたくさんの様々な領域があります。次にいくつかのホワイトスペース用の小さなヒントやツールを紹介します。

このヒントやツールをプレゼンテーションの後半まで触れなかったのにお気付きでしょうか。誰でもヒントやツールが欲しいはずです。多くの企業同様、皆さんも個人的にヒントやツールがあれば問題を解決できると思う過ちを犯してしまいがちです。だからメールや、受信トレイ、会議、5つのパワーポイントの資料集の管理方法を知りたいでしょう。それも全て良いのですが、考え方や心理面の転換、これが全てを持続可能にし、真に違いを生み出すための燃料であり、駆動力です。

そうは言っても、ヒントやツールは必要です。メールと会議について話します。皆さんの多くは、特に量に制限がある場合、最大の問題としてメール量の多さに不満を持っていると思います。でも私たちはホワイトスペースの最大の泥棒は量ではないことに気付きました。ホワイトスペースの最大の泥棒は私たちが共同で創造したものです。そして今や私たちは、メールのリアルタイムレスポンスの厚かましさをどのように止めればよいかわかりません。メールは非同期媒体から送信された瞬間、メールを送信したので、返信したい時に返信してくださいという意味です。しかし、今や私たちはメールの特徴を全て変えてしまいました。その結果、ばかげたレスポンス・タイム予測が生まれ、あるカフェイン好きのやり手がメールを競争競技にしてしまったので、皆さんの思考的タスクの邪魔をするのです。

その結果、あらゆる産業の優秀な人々が一日中座ったままピンポンのラケットを握りしめ、受信ボックスの最上部を見ているという状況が生まれました。それが現代のプロフェッショナルの姿です。これはホワイトスペースの文化ではどのように見えるでしょう。ホワイトスペースの文化では、メールを別の方法で利用するようサポートします。その1つが、例えば、レスポンス・タイムに関するルールです。健全なチームがこのルールを守る限り非常に簡単に使えます。件名に「NYR―返信必要」と入力します。これは情報を伝えるメールとは大きく異なります。「NYRT」は「今日中に返信必要」の意味です。「今日」の場合、「NYRQ」すなわち「早急に返信必要」と期限が異なります。

この狂乱した世界では、5分で誰もがオオカミ少年になってしまうので、十分気を付けてください。5分間で全てが赤いフラグ付きの「NYRQ, ASAP!」になってしまいます。他の人が働きすぎなのでボーっとした状態を邪魔しようとするからです。NYRQには気を付けましょう。私は旅が多いので私のお気に入りは「NYRNBD―次の営業日に返信必要」です。

皆さんはメールの下書きを保存するのは好きではないでしょう。書いた時に送りたいですよね。でも皆さんが私と同じくリーダーなら、チームに伝えてください「『NYRNBD』と書いてあったら、土曜日の午後に料理を途中で止めないで。皆さんのパートナーと寝ている時に深夜起きないで。NYRNBD、次の営業日で結構だと。」皆さんの上司や同僚に気を使い、レスポンス・タイムに遅れないよう、ばかげた方法でどれほど自分の時間を犠牲にしているか知ったら、皆さん驚きますよ。

もうひとつやって頂きたいのは、レスポンス・タイムのプロトコルについてオープンに話し合うことです。レスポンス・タイムのルールをオープンに話し合うことが非常に重要です。1分。3分。5分。あるいは1時間か。それをオープンに話し合えれば、無駄にしている時間を少し取り戻せます。

会議についても短いヒントをお教えしましょう。会議の予定は魔法でも使えなければこなせません。AビルのX階で12:00から1:00 p.m.まで会議。次に、AビルのY階で行われる別の会議に1:00から2:00まで出席。スタートレックの瞬間移動装置でもなければ間に合いません。そして一日中会議とテレビ会議あるけれど、私のデスクでは小さな妖精たちが仕事を片付けているから大丈夫なんてはずがありません。

会議が連続する限り皆さんは何もできません。だからホワイトスペースの環境では、いつ会議に出席するか、しないかもっと自律的になってください。私たちは異なる文化から友好的な他人として集まり、時間を共有します。「貢献もできない価値の低い会議の割合はどれくらいですか」と質問すると、20、30、40、50%という回答が返ってきます。これは科学的調査ではありませんが、その数字が3、4、5、6%でないのが興味深いですね。

もうひとつ興味深いのは、皆分わかっているのに変えようとしない無頓着や無関心さです。この状況をホワイトスペース的な方法で変えましょう。ただこれは皆さんが小規模で健全なチームや、ホワイトスペースを採り入れたい事業部門にいないと達成できません。メールによる普通の会議出席要請には「はい」と「いいえ」の2つの選択肢しかありませんが、ホワイトスペースの文化では4つあります。「出席する」「出席しなくてもよい」これは出席しないという意味ですよ。出席したくないからではなく、出席しても価値を提供できないし、利益も得られないから出席しないという意味です。「委任する」これは代理を出席させる方法です。「私は出席しないけれど、代わりに愉快なスーザンを出席させる」。最後に私のお気に入りの、「要請があれば出席する」つまり私はデスクで仕事をし、会議で要請があれば連絡を受けて電話かスカイプで参加するか、会議室に出向きます。50分の会議で皆さんの参加が必要なのは10分だけのこともありますから、残りの時間を生産的に利用できます。

ここで気を付けて頂きたいのは、皆さんが講演に出席したことでトラブルに巻き込まれて欲しくないので、上司には「会議に出席しない」と言わないでください。上司はまだホワイトスペースについて知らないと思います。皆さんの周りで誰もホワイトスペースを知らない間は、カレンダーにホワイトスペースという言葉すら書かない方が良いでしょう。ビッグデータとか謎めいた言葉を書いた方が良いでしょう。そうすれば皆さんをそっとしておいてくれますよ。

心理面や、考え方でゆっくり変えていくという点で、これは他のヒントに比べて「改宗」に近いですね。最も良い方法は「これはどんな感じになるだろう」、「どうすれば実行できるだろう」、「誰がやりたいだろう」、「どんな価値があるだろう」、「QQSはどの程度だろう」という会話から始めることでしょう。

こういう会話から、社内で何らかの解決策を構築できるでしょう。そして外部の支援を利用する方法を見つけられるでしょう。「私たちはどうすればこれを運用できるか」を考え始めない限り、ホワイトスペースは概念に過ぎません。

私の仕事は企業が効率的に機能し、業績を上げられるようにすることなので、どうしてもビジネス面の利点を強調しがちですが、個人的には、皆さんが家庭でホワイトスペースを実践すべき理由について少なくとも5分間話をさせてください。

皆さんがホワイトスペースを家庭で実践することは私にとって大きな意味があります。自宅でしっかりくつろげれば職場でも仕事の質が一層高まるので、皆さんの仕事にも有益です。皆さんが家庭で、心を開いて、穏やかな心地良い時間を過ごせれば、チャンスが訪れるかもしれません。そして過密スケジュールの中、一度に複数の作業をこなす皆さんの子ども達にも教えてあげてください。今の子ども達の多くは、皆さんが会ったどのフォーチュン500企業のCEOよりも忙しいみたいです。

ぜひ過密スケジュールの子ども達の習い事を1/3カットしてあげてください。子ども達はタップダンスやフルートが出来なくても絶対生きていけます。背中を押して強制的に裏庭に追い出してください。子ども達は皆さんを見つめて「私はここで何をすればよいの」と言うでしょうね。でも子ども達が裏庭でどうやって遊ぶか、恐竜やダイヤモンド、王女様や王子様ごっこ等、何もないところから遊びを創造できるまで放って置いてください。それができたら家に戻してあげましょう。

ホワイトスペースのメッセージは非常に強力ですから子ども達にも伝わります。私はいつもできる限りこの方法を提唱しています。

ホワイトスペース創りの最も難しい要素は、どのような業種にしても健全な集団でないと最もうまく機能しないという点です。この種の哲学的な転換を図るのは難しいものだと想像できると思いますが、特に女性のグループの場合、想像を上回る難しさです。ネクタイを締めている人は誰もホワイトスペースのことを知ろうとしないですから。ホワイトスペースに関係のある話題から会話を始めることがベストでしょう。

皆さんがどういう序列あるかにかかわらず、会話の中で、例えば、「ホールセールのプロジェクトでこんな内容があって気付いたのだけど、まだ削減できる点があるから、そこで事業利益を得られると思う」と言ってください。男性に話す場合は必ずROI(投資利益率)に関連付けることが重要です。「やれやれ」と思うでしょうね。誰も呼吸のROI(関心の領域)なんてわかりませんから。でも本当に重要なことだけは分かりますよね。女性用の化粧室ではROIを持ち出さなくても大丈夫ですよ。

私はこの仕事を17年間やってきましたが、この点を強調します。数値化について話すことが重要です。少し課題を出しましょう。注意に値しない事柄にどれだけ時間を使っているか計算してみてください。そしてその時間の価値を計算してください。「私たちはXとYとZをやることで、毎月延べX人月無駄にしている。ちょっと話し合わない」と問いかけてみてください。数値化と上申、そこから下位に伝わるように、皆さんができる限り最上位の幹部まで話題を上申してください。

誰も相手にしてくれなかったら、一人でも4つの質問を使えばある程度までホワイトスペースを活用できます。やがてチームの関与、組織的な関与が必要になる限界がやってきますが、個人の気付きによってかなりのレベルまでホワイトスペースを実践できます。

マインドフルネスとホワイトスペースの違いもご説明しましょう。マインドフルネスは全ての感覚とエネルギーをひとつのことに集中させる考え方です。一方、ホワイトスペースは興味深いちょっとした前進を経験できます。瞑想、マインドフルネス、マインド・ワンダリング、そしてホワイトスペース。これからその違いを簡単にご説明します。

瞑想は精神を鍛錬する方法です。その真髄は精神に意識を集中させることです。ろうそく、呼吸法、マントラを使い精神をさまよわせ、次に「戻れ」と命じます。これが瞑想です。もう少し分かりやすく説明します。犬の散歩で公園に行く場面を想像してください。犬にリードを付けて出かけ、「ヒール」と言って皆さんは後ろに下がります。それが瞑想です。

マインドフルネスは「全ての感覚とエネルギーをひとつのことに集中させる」ことです。精神を犬とすれば、犬は草の上を歩いていると感じています。そして温かいプレッツェルの匂いがするのを感じ取ります。このようにひとつのことに全身全霊を集中させます。これがマインドフルネスで、ホワイトスペースと良く似ていますが、少し違います。

次に最近よくマスコミで取り上げられるマインド・・ワンダリングですが、意思とは無関係である点だけ覚えておいてください。例えば、皆さんが非常に重要なレポートを書いている時に、突然カリビアンフードのグルーポンのサイトに移動する、そんな感じです。何が起こったか覚えてすらいない。意思とは無関係です。犬に例えれば、大声で吠えて、リードを外して走り去る状態。計画していなかったのに、犬は行ってしまいました。意思に関係なく精神をさまよわせます。

ではホワイトスペースの場合はどうでしょう。ホワイトスペースは皆さんが公園で故意に犬のリードを外し、「走れ」と命じることです。つまり、精神を解き放ち、進みたい特定の方向に進めるよう故意に小休止を創ります。黙想することもあれば、翌日の予定を考えることもある。非常に深遠なテーマや人生について考えることもあれば、奔放に創造的になることもある。皆さんが望むどの方向にも進めます。小さな個室のようなものが詳細を理解する上で役立つかもしれません。

マインドフルネスだけを選ぶと、皆さんが「意識の集中、意識の集中」と唱えている間に、ハチの群れが襲ってくるかもしれません。そうすると意識を集中させるのは難しくなります。自分だけの個室にいれば、企業文化や忙しさ、価値のない仕事は皆さんを攻撃してきません。そうでないと皆さんのスペースは無効になります。だから組織のスタッフとの連携が重要になります。

私は今、美しい若者たちを前にしています。私の情熱のひとつは一人一人がキャリアをスタートさせる前にホワイトスペースについて知って欲しいということです。そのため希望があれば、ホワイトスペースのトレーニング・ビデオを世界中のMBAプログラムに無料で提供しています。最初からこういう考え方でキャリアをスタートできれば素晴らしいと思いませんか。

通知ゼロ、通知をゼロにする方向に向かうことが全体的な目標です。これは難しいことです。絶対角のピングをオフにしてください。そして一日のどの時間IMを減らし、最小化し、排除してよいか皆さんのチームと決めてください。電話では、皆さんの注意を引く多種多様なうるさい通知が来ます。赤ちゃんを一歩ずつ歩かせるように、通知ゼロのプロトコルの浸透を図りましょう。そうすれば、全ての情報が皆さんに押し付けられるのではなく、皆さん自身がマスターとして「引き寄せる」環境で、「今X、Y、Zの情報が欲しい」と言って引くだけで済みます。これは共有すべき素晴らしい方法ですよ。

ホワイトスペースの創造は必要なもののために部屋を創ることです。ビジネスで必要なものが、皆さん自身に必要なものと異なる場合もあれば、一緒の場合もあります。感情が必要な時もあります。皆さんが逃げ込める場所、コーナー、化粧室、公園を見つけて、何から逃げて来たのか考えることが、忙しさを減らす秘訣のひとつになるでしょう。私たちが動いている限り、忙しさは私たちを心地良く無感覚にしてしまうのです。

スペースを創るだけで、静かでいることを望むだけで、皆さんを消耗する何かを超越できると言うのは信用できないかもしれません。実際そのスペースや能力を得たら何かにつながるかもしれません。前向きであることは素晴らしいことですが、全ての状況で前向きでいるには相当のプレッシャーがかかります。くだらないと思ったり、落ち込むこともあります。嘆いたり、心配し過ぎて座ることさえできないこともあります。この点でも男性は女性とかなり違うかもしれません。でもこれこそホワイトスペースを利用する好機です。必要な事柄を浮かび上がらせる。これはビジネスの事例ではありませんが、私はそう思っています。

勇気を持って何もしない、誰もいない数分間を持つ努力をしてください。皆さんは安全な場所にいます。化粧を落として、何も気にせず、手を引くのです。

これまでお話したことをまとめてみましょう。アグレッシブに、また積極的に価値の低い全ての作業を削減する、回復がもたらす利点、忙しい一日の中で逃げ込める場所としてホワイトスペースを持つことの意義、そしてその素晴らしい拡張性。繰り返しますが、皆さんの戦略的優先事項と非常に多くの点で相関します。大局的に考える、クライアントに重点を置く、繋がる、素晴らしい戦略を立てる、心とエネルギーを博愛的な感覚に導く。このように拡張された側には多くの利点があります。そしてこれらの利点がカスケード状に広がるところを想像してみてください。

ひとつの負のカスケードがあるところを想像してみてください。ひとつのプレッシャーが次の、そしてそのまた次のカスケードへと連鎖的にのしかかるカスケードです。そして反対のカスケードを想像してみてください。皆さんにこれ以上価値の低い作業を行ってほしくないリーダーがいて、それが直属の部下に伝わり、皆さんまで伝わるような、ビジネスのより多くの燃料となるような、ホワイトスペースの利点で構成されるカスケードを想像してみてください。

ホワイトスペースのことを何も知らない皆さんのエンドユーザー、一人あるいは複数のクライアントの空のカップまでその利点が届く様子を。彼らが知っているのは、皆さんとの経験が非常に素晴らしいものであるということだけです。そしてこれこそ私たちがこの全ての作業を通じて目指す目標です。

Juliet Funt, は組織のリーダーや社員に創造力を発揮し、生産性を高め、つながる組織になる為のトレーニングとコンサルティングを提供するWhiteSpace at WorkのCEO。即実行可能なツールと思考を活性化する問いかけにより、過重負担の多い現代を乗り切るスキルを伝授するエキスパートとして評価されている。世界中で変化を起こし各人のゆとりを見つけ、元気を取り戻し、仕事へのやる気を取り戻す活動を続けている。

 

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